關于會議接待的各種流程

會議資料準備

1：會議資料：由主辦單位提供，其中文字資料，由承辦單位按會務組要求根據(jù)參會

人數(shù)印刷。

2：會議資料（主辦單位提供）

3：領導發(fā)言稿（主辦單位提供）

4：《報到冊》、《會議指南》、《會議日程》、參會者到達消息。

5：項目執(zhí)行情況資料（主辦單位提供）

6：展板所屬圖片（主辦單位提供）

7：廣告牌設計稿

8：歡迎布標、會議室布標

9：會議禮品（按參會人數(shù)準備）

10：會議代表證

設備及設施準備

1.桌椅、名牌（現(xiàn)代高檔會議室用桌面智能終端取代傳統(tǒng)名牌）、茶水

桌椅是最基本的設備，可以根據(jù)會議的需要擺成圓桌型或報告型，如果參加會議的人數(shù)較多，一般應采用報告型，不需要準備座位牌，如果參加會議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即名牌，讓與會人員方便就座。但是為了提高會議的檔次及滿足現(xiàn)代會議的需要，一般采用能重復使用的桌面智能終端，推進無紙化的進程，真正體現(xiàn)綠色會議，智能會議的需要。

會議上的茶水飲料最好準備礦泉水，因為每個人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒有特別的要求，礦泉水是最能讓每個人都接受的選擇。

2.簽到簿、名冊、會議議程

簽到簿的作用是幫助了解到會人員的多少，分別是誰，一方面使會議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會議組織者根據(jù)簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便會議的主席和與會人員盡快地掌握各位參加會議的人員的相關資料，加深了解，彼此熟悉。

3.黑板、白板、筆

在有的場合，與會人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而說明問題，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點。此外，粉筆、萬能筆、板擦等配套的工具也必不可少。

4.各種視聽器材

現(xiàn)代科技的發(fā)展帶來了投影儀、幻燈機、錄像機、鐳射指示筆或指示棒等視聽設備，給人們提供了極大的方便。在召開會議前，必須先檢查各種設備是否能正常使用，如果要用幻燈機，則需要提前做好幻燈片。錄音機和攝像機能夠把會議的過程和內容完整記錄下來，有時需要立即把會議的結論或建議打印出來，這時就需要準備一臺小型的影印機或打印機。

5.資料、樣品

如果會議屬于業(yè)務匯報或者產品介紹，那么有關的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產品時，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個具體的樣品，結合樣品一一介紹它的特點和優(yōu)點，那么給大家留下的印象就會深刻得多。

6.會標、背景板、展板

會標一般指會議名稱和會議標語橫幅。

為強化會議效果，許多會議將會標美化、渲染為會議背景板（采用噴繪畫面），特別是一些特殊的如黨代會等，采用噴繪背景板，可將黨徽、旗幟等噴繪在畫面上，從而節(jié)約會議成本和準備時間。但采用噴繪寫真畫面時，一定要注意采用環(huán)保材料，否則噴繪寫真畫面散發(fā)的刺鼻氣味不僅影響會議分為，對與會者，尤其是主席臺就坐人員身體健康不利。

會前準備工作

1：根據(jù)會務組要求，代表報到前兩天，會議室會場布置（會標、廣告牌、燈光、音響、多媒體、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務員安排）按部落實到位。

2：據(jù)酒店提供的房況表，報到前兩天與先到達的會務組人員協(xié)商確定會務組房間，選定領導、專家及主要代表入住的樓層、房間類型、房號、需要放置的水果種類及特殊安全保衛(wèi)工作。

3：提前兩天檢查餐廳環(huán)境衛(wèi)生，桌椅擺設、餐具的完好程度，再次落實菜單及服務到位情況。

4：提前兩天完成會議所需的代表證、發(fā)放的資料、簽到表、就餐卡、廣告牌商家展板及宣傳設備的擺設位置，電源、燈光亮度、通道暢通等情況，會間攝影、攝像設備，人員的準備。

5：與酒店保安部組成會議安全組，在會議期間加強門衛(wèi)、樓層行查，杜絕安全

隱患的發(fā)生。

6：醫(yī)療保障，配備醫(yī)療人員，解決突發(fā)事件。提前購買常備藥品，種類包括：感冒、消炎、暈車、嘔吐、腹瀉、創(chuàng)傷、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧氣袋等?；驹O備包括：體溫表、聽診器、手電筒、棉簽等。及時聯(lián)系就醫(yī)。

7：在大堂、樓層、餐廳、會議是、電梯等處帖上會議指示箭頭。

四：會議其它費用開支預算

1：代表證2：廣告牌3：展板4：用車5：宴會標準6：水果7：紀念品8：資料打印、復印9：照相、攝像10：其它

人員安排

1：根據(jù)會議人數(shù)需求安排會務接待小組、如住房登記員，財務人員，票務，考察咨詢，引導人員（至房間、餐廳、電梯、會議室）

2：會議全程督導人員，負責落實會議室布置、茶水供應及服務

3：攝影組：根據(jù)會議需求安排攝影人員

4：車輛小組：根據(jù)會議實到人數(shù)，落實車況好、駕駛技術好的配套車輛。此小組負責會議臨時接待服務工作。如：專家、領導臨時出行，就餐、會見等活動的車輛。

5：旅游接待小組：根據(jù)參加考察人數(shù)安排每車一位優(yōu)秀導游，負責代表的服務

6：生活小組：此小組負責會議用餐的時間、人數(shù)及相關的一些服務，確保代表會議期間的生活服務

發(fā)票的開據(jù)

在會議前通知上注明由我方承辦、會議期間我方根據(jù)代表需要，開具正式發(fā)票及酒店的住宿發(fā)票。

會議接站

會議報到當天，安排全天候接站，機場設立兩塊醒目接站牌，一塊設在正門出站口，一塊設在提取行李出口處?；疖囌净蛘唢w機場設一塊醒目接站牌。

會議報道

1：在酒店大堂設“報到處”、“收費處”、“考察咨詢處”、“票務處”“簽到處”

2：報到登記時，填寫姓名、單位、職務、身份證號碼、通訊地址、電話、收費金額、入住金額、入住天數(shù)、房間號、考察線路等。

3：提醒代表貴重品免費寄存總臺、保管好個人財物，耐心、細致地解說會議報到須知及有關事宜，及時妥善處理好代表要求。

4：根據(jù)會務組要求傳達通知、指示，準確發(fā)放會議資料、紀念品、餐券、考察乘車券

5：代表報到后，由行李員引導入住，同時辦理行李寄存

6：當天打印會議通訊錄并與會務老師校對，及時發(fā)給代表

7：會務組24小時有專職會議，隨時接待安排參會代表

會議期間

1：要求酒店落實叫早服務

2：準確統(tǒng)計用餐人數(shù)并安排代表用餐，及時解決會議期間臨時發(fā)生的問題，確保會議正常進行

3：會議室布置情況落實

4：安排好旅游選種、落實返程機、車票的登記

5：及時統(tǒng)計票務預訂情況、考察人數(shù)、行程立即同旅行社計調反饋

6：與酒店公司財務人員協(xié)調好票據(jù)的開取

7：準備統(tǒng)計返程的人數(shù)、時間、日期、確定代表返程

會議結束工作

1：會議結算

1：我向會務給出書面報告，交會務組審核。并列《會議結算清單》，包括此會議的實際人數(shù)、天數(shù)、實際用餐人數(shù)、用餐標準、考察人數(shù)及會議期間其它費用開支，我方承諾快捷、準確無誤

2：向會務組提供所需發(fā)票

3：返還會務組附加的會議利潤

2：會議返程

1：根據(jù)代表返程機、車票時間及方向，分批送站，我方承諾確保代表順利返程

2：可根據(jù)會務組需要派專人、專車、提供滿意的送站服務，并向會務組贈送麗江特色精美禮品

資料整理：杭州伍方會議服務有限公司