伍方會(huì)議服務(wù)發(fā)現(xiàn)在會(huì)展經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)國(guó)家，會(huì)議業(yè)往往和旅游業(yè)歸并在一起進(jìn)行統(tǒng)一管理，特別是捆綁在一起開展宣傳促銷，這種行業(yè)管理模式為會(huì)議業(yè)的整體推廣奠定了良好的基礎(chǔ)。國(guó)外會(huì)議業(yè)的整體促銷取得了顯著的效果，其基本原理是以一個(gè)整體概念向外宣傳某個(gè)國(guó)家或城市的優(yōu)良環(huán)境，以吸引更多的國(guó)際性會(huì)議。具體操作方式如下：
 
　　1、政府組織目的地整體營(yíng)銷 
會(huì)議目的地整體促銷歷來(lái)受到會(huì)展發(fā)達(dá)國(guó)家和地區(qū)的重視。例如，香港旅游局、貿(mào)易發(fā)展局和展覽會(huì)議業(yè)協(xié)會(huì)合作開展了大量的目的地營(yíng)銷活動(dòng)，以期共同推進(jìn)本港旅游業(yè)和會(huì)展經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。在各相關(guān)機(jī)構(gòu)的共同努力，每年在香港舉辦的大型會(huì)議超過400個(gè)，來(lái)自世界各地的與會(huì)代表近4萬(wàn)人。再如，早在1974年，新加坡旅游局成立展覽會(huì)議署，該機(jī)構(gòu)不是管理部門，其主要職責(zé)是協(xié)調(diào)配合會(huì)展公司開展工作，而且不收取任何費(fèi)用。展覽會(huì)議署每年都會(huì)制定專門的推廣計(jì)劃，到全世界各地介紹本國(guó)的旅游業(yè)和會(huì)展發(fā)展情況，并且舉辦會(huì)展經(jīng)濟(jì)方面的研討會(huì)，向與會(huì)者尤其是國(guó)際會(huì)議或展覽會(huì)的組織者宣傳新加坡舉辦會(huì)展活動(dòng)的優(yōu)越條件。 

　　2、充分發(fā)揮國(guó)際組織的作用 
開展會(huì)議目的地整體推廣離不開國(guó)際權(quán)威組織的支持和認(rèn)可。這里的“國(guó)際組織”可以分成兩種類型，一類是專業(yè)會(huì)議組織，另一類是各個(gè)具體行業(yè)的國(guó)際性協(xié)會(huì)或組織，前者能為會(huì)議舉辦地或會(huì)議策劃公司提供指導(dǎo)、評(píng)估、推薦等服務(wù)，后者則直接創(chuàng)造更多的會(huì)議機(jī)會(huì)。正是出于上述原因，國(guó)外有條件的城市都十分注重發(fā)揮這兩類組織的作用，以爭(zhēng)取更多的國(guó)際性會(huì)議。主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面： 
　 （1）積極爭(zhēng)取推介和支持 
目前，在全球有較大影響的國(guó)際性會(huì)議組織主要有國(guó)際大會(huì)與會(huì)議協(xié)會(huì)（ICCA）、會(huì)議中心國(guó)際協(xié)會(huì)（IACC）、專業(yè)會(huì)議管理協(xié)會(huì)（PCMA）、目的地管理者協(xié)會(huì)（ADME）、獎(jiǎng)勵(lì)旅游管理學(xué)會(huì)（SITE）和國(guó)際會(huì)議觀光局協(xié)會(huì)（IACVB）等。其中，ICCA的規(guī)模和影響最大，該協(xié)會(huì)擁有650多個(gè)會(huì)員，分布在80多個(gè)國(guó)家，這些會(huì)員來(lái)自多個(gè)行業(yè)，構(gòu)成了龐大的會(huì)議資源網(wǎng)絡(luò)。此外，ICCA在對(duì)會(huì)議進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和推薦時(shí)也有一套嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。 
　　國(guó)外的會(huì)議公司、獎(jiǎng)勵(lì)旅游公司和各個(gè)城市的會(huì)議觀光局，包括一些旅游院校，都十分注重與ICCA等國(guó)際組織保持緊密的聯(lián)系，并積極爭(zhēng)取它們的支持，因?yàn)槿绻艿玫竭@些組織的認(rèn)可和推介，勢(shì)必會(huì)增強(qiáng)本組織以及所辦會(huì)議的權(quán)威性。 
　 （2）積極申辦國(guó)際性會(huì)議 
會(huì)議業(yè)整體推廣的另一個(gè)層面是積極爭(zhēng)辦國(guó)際會(huì)議。事實(shí)上，國(guó)外眾多城市已經(jīng)將專業(yè)會(huì)議組織或國(guó)際性行業(yè)協(xié)會(huì)視為整體營(yíng)銷的重要對(duì)象。據(jù)2002年ICCA的統(tǒng)計(jì)結(jié)果，平均每個(gè)國(guó)際會(huì)議的申辦城市都在10個(gè)以上，競(jìng)爭(zhēng)相當(dāng)激烈。各類國(guó)際會(huì)議的承辦方式及爭(zhēng)取條件在其國(guó)際組織的章程中皆有明確說明，因此，在爭(zhēng)辦一個(gè)國(guó)際會(huì)議之前，首先要了解組織章程的規(guī)定及如何爭(zhēng)取，這樣才能事半功倍。 

　 3、危機(jī)事件的預(yù)防和處理 
2003年，鑒于SARS疫情對(duì)全球旅游業(yè)的巨大沖擊，世界旅游組織發(fā)布了《旅游業(yè)危機(jī)管理指南》(Crisis Guidelines for the Tourism Industry)，以指導(dǎo)成員的危機(jī)應(yīng)對(duì)和管理工作。該行動(dòng)指南中提出的若干建議同樣也適合會(huì)議業(yè)。世界旅游組織認(rèn)為，旅游業(yè)危機(jī)管理的主要途徑有四種，即溝通、宣傳、安全保障和市場(chǎng)研究。其中，基于誠(chéng)實(shí)和透明基礎(chǔ)之上的良好溝通是成功危機(jī)管理的關(guān)鍵?！吨改稀丰槍?duì)危機(jī)之前、危機(jī)期間和危機(jī)過后三個(gè)階段分別提出了行動(dòng)建議。從該行動(dòng)建議中，會(huì)議界（包括政府、行業(yè)協(xié)會(huì)和企業(yè)）可以獲得很多啟示。事實(shí)上，長(zhǎng)期以來(lái)，國(guó)外的眾多會(huì)議業(yè)發(fā)達(dá)城市一直強(qiáng)調(diào)從如下四個(gè)方面入手來(lái)預(yù)防和處理危機(jī)事件： 
　　——建立暢通、統(tǒng)一的溝通系統(tǒng)，讓會(huì)議策劃和組織者充分了解會(huì)議目的地的真實(shí)情況，尤其是要及時(shí)消除他們對(duì)本城市的負(fù)面印象； 
　　——建設(shè)和維護(hù)目的地營(yíng)銷系統(tǒng)（DMS），大力推進(jìn)城市的整體宣傳促銷，并及時(shí)傳達(dá)城市的最新動(dòng)態(tài)； 
　　——做好會(huì)展市場(chǎng)調(diào)研和日常統(tǒng)計(jì)工作，并盡早將信息反饋給有關(guān)企業(yè)，同時(shí)為會(huì)議營(yíng)銷活動(dòng)提供依據(jù)； 
　    ——努力營(yíng)造安全的辦會(huì)環(huán)境，可以預(yù)見，安全工作將是未來(lái)城市申辦大型會(huì)展活動(dòng)的重要競(jìng)爭(zhēng)因素之一。

資料整理：伍方會(huì)議服務(wù)