會務(wù)操作手冊總結(jié)-伍方會議

1、 款項申請，各種會務(wù)款提出預(yù)算，及早申請，保證會務(wù)費及時到位，保證會議順利進(jìn)行。

 

2、 與酒店提前3-4個月預(yù)定會場、住宿房間、餐飲人數(shù)，簽訂合同。與旅行社確定旅游項目，價格，旅游人數(shù)，簽訂合同。

 

3、 分工明確，各司其職。總協(xié)調(diào)要把各個崗位的職責(zé)分工明確，并且做好培訓(xùn)工作，每個崗位應(yīng)該做好哪些，應(yīng)注意事項等說清楚，各崗位準(zhǔn)時到崗，不準(zhǔn)中途離開崗位。

 

4、 邀請工作，策劃的邀請函出來后，整理出邀請話術(shù)，再根據(jù)各地的具體情況來邀請客戶，把會議的主題、亮點說清楚，吸引的地方如抽精美大獎、贈送精美禮品或正版軟件說清楚，旅游項目說得吸引人一些?？蛻魠麊渭皶r整理好。

 

5、 會議資料準(zhǔn)備：打印好準(zhǔn)備物清單，按清單一一核實，需要異地運輸?shù)?，及時快運過來。保證資料及時到位，總協(xié)調(diào)會前指揮工作人員裝好資料袋。禮品獎品及時準(zhǔn)備。

 

6、 會場布置：酒店大堂的歡迎牌與條幅、大屏幕歡迎PPT等，各種指引牌，餐廳的祝福條幅與宣傳牌等，酒店房間的水果與問候卡，會場的背景板，條幅，為會議特別制作的宣傳畫、主持臺LOGO、鮮花，各種展架，座位礦泉水，會議紙筆，筆記本電腦到位（主持臺一臺，控制臺一臺，演示區(qū)2-4臺）。茶歇區(qū)布置，主持臺的臺式麥克1-2個、無線麥克2-4個，音響、投影預(yù)備與調(diào)試，攝影機(jī)預(yù)備與調(diào)試，專業(yè)照相機(jī)2-3臺，禮儀物品與禮儀小姐，獎品、禮品到位。聲光電調(diào)試，桌簽核對與制作、排列。演講時間控制牌。預(yù)留座椅。貴賓室布置。技術(shù)演示區(qū)布置。

 

7、 簽到處：會前裝好會議資料，按類分好，布置好簽到臺，簽到前把已經(jīng)報名的名單打印4份，以保證報名人數(shù)集中時能分批簽到，節(jié)約時間，空白的報名表多打印些，分成幾份，分批簽到。簽到人員要及時整理簽到名單，統(tǒng)計人數(shù)。明確職責(zé)，把開收據(jù)、收錢、給資料的人員分工明確，收取會務(wù)費的人員要寫明交費人的單位與姓名，以便查找。餐劵如果中、晚餐券種類多，一定要清楚的送給客戶，不要造成客戶午餐時拿的是晚餐券。如果有旅游項目，及時統(tǒng)計好旅游人數(shù)與名單，方便與旅行社核對人數(shù)與賬目。會中，及時把簽到表整理好，打印成冊，會后發(fā)給與會者。

 

8、 接待人員，有專人負(fù)責(zé)租車事宜，接機(jī)接車有專門人員配置，這些人員要掌握司機(jī)電話，車型與座位數(shù)，以便及時調(diào)度車輛；還要掌握客戶到達(dá)機(jī)場車站準(zhǔn)確時間，安排工作人員與司機(jī)接待。準(zhǔn)備好接待牌，使客戶能準(zhǔn)確找到會務(wù)接待人員。跟車人員準(zhǔn)確把客戶送到會場，安排住宿，重要領(lǐng)導(dǎo)與嘉賓需要專門人員接待，嘉賓房間提前開好，嘉賓到后直接入住。會前、把客戶從簽到臺引領(lǐng)到會場合適的座位上，盡量讓客戶前排就坐。

 

9、 會務(wù)房間：會務(wù)組設(shè)專人負(fù)責(zé)開房間，統(tǒng)計房間數(shù)與嘉賓入住人數(shù)，入住房間一定要寫清楚嘉賓的詳細(xì)信息，保證工作人員及時找到客戶。會務(wù)組提前預(yù)估到會人數(shù)，與酒店預(yù)留最低房間數(shù)，會議當(dāng)天會務(wù)組開出嘉賓房間，嘉賓到后直接入??；其他客戶到后按各個身份證登記入住房間，保證有房可住，嘉賓單住還是與人合住，會務(wù)組住宿負(fù)責(zé)人幫助協(xié)調(diào)，兩人合住的，私下結(jié)賬。

10、 旅游事項：會務(wù)組設(shè)專人負(fù)責(zé)旅游項目，與旅行社溝通協(xié)商，確定旅游項目、時間、租車、價格等，會議當(dāng)天統(tǒng)計好旅游人員詳細(xì)名單與人數(shù)，收好費用，與旅行社的款項交代清楚。會后督促客人及時上車集合，核對人數(shù)，請導(dǎo)游向客戶說清旅游注意事項，具體事情交給導(dǎo)游負(fù)責(zé)，如講解、住宿、餐飲、買票等

 

11、 ，會務(wù)組負(fù)責(zé)監(jiān)督人數(shù)，督促旅游者準(zhǔn)時到達(dá)各個地點。保證旅行順利進(jìn)行。

 

12、 主持人工作：核對議程，反復(fù)排練，把串詞、議程熟記于心，保證主持時不出錯，根據(jù)會議主題控制會場氛圍，控制好會場的不同時間段的不同氛圍，需要激情的時候激情澎湃，需要深沉的時候嚴(yán)肅深沉，需要幽默的時候妙語連珠……根據(jù)議程與各個演講嘉賓核對時間與演講順序，保證出場時嘉賓順利到場，如果嘉賓有特殊情況不能及時到崗，要及時調(diào)整議程，并向大會說明情況。會前檢查好會議相關(guān)的所有演示文稿與音樂、宣傳片等，保證會中不出錯。與音響師、控制臺、總協(xié)調(diào)做好緊密配合，保證會議順利進(jìn)行。會前向聽眾介紹會場注意事項與會議相關(guān)事項，如餐飲地點、抽獎事宜、贈送事宜、憑嘉賓調(diào)查表領(lǐng)取禮品與軟件事宜、旅游事宜、退房事宜、開發(fā)票

 

13、 事宜等。會前要與總協(xié)調(diào)、控制臺、音響師、攝影師、禮儀做好會前排練工作。

 

14、 總協(xié)調(diào)：會場所有事務(wù)的控制工作，保證各種工作順利有序進(jìn)行，如議程、嘉賓到位、主持臺、控制臺、音響控制、投影控制、座椅控制、飲料控制、攝影攝像控制、嘉賓演講、頒獎、抽獎、禮儀小姐的培訓(xùn)、演講時間等控制。保證會議順利進(jìn)行。

 

15、 會前，總協(xié)調(diào)、控制臺、音響師、攝影師、禮儀做好會前排練工作。

 

16、 嘉賓接待：除機(jī)場車站接待、住宿安排外，會前的宴請工作，貴賓室接待工作，記者采訪工作，采訪內(nèi)容協(xié)調(diào)工作，會后宴請工作，紅包禮品工作，送嘉賓到機(jī)場等工作。

 

17、 控制臺：控制會場的聲、光、電，與音響師、主持人做好配合，保證達(dá)到會議效果。會前、會中、會后的音樂控制。

 

18、 禮儀小姐：頒獎、抽獎等工作的禮儀工作，與議程吻合，總協(xié)調(diào)提前做好禮儀培訓(xùn)工作。

 

19、 餐飲服務(wù)人員：會前與酒店保證最低和最高就餐人數(shù)，保證酒店預(yù)留足夠的飯菜。會后引導(dǎo)客戶到餐飲區(qū)，分好區(qū)，保證客人有序的就坐，銷售公關(guān)人員要及時調(diào)整與客戶的就餐位置；與酒店做好統(tǒng)計人數(shù)工作，方便會后結(jié)賬。餐票出現(xiàn)問題，及時與酒店協(xié)調(diào)。飯菜、飲料、酒水要充足，雅間要提前預(yù)定，菜單提前定好，讓客戶及時滿意的就餐。就餐后，與酒店簽字，核對餐券，確定就餐人數(shù)。

 

20、 采訪負(fù)責(zé)人：做好記者的接待工作，紅包分配，寫清名單，方便以后結(jié)賬。培訓(xùn)好記者如何采訪嘉賓，何時何地，采訪稿、新聞稿提前給記者，保證采訪、新聞及時公布，采訪地進(jìn)行精心布置，如鮮花、水果、飲料、背景板、攝影機(jī)、相機(jī)、燈光、接待人員布置完畢。會中、會后保證新聞報道及時到位。與記者、攝影師協(xié)調(diào)，各種影像資料要保存好。

21、 攝影師：保證會議當(dāng)天攝影機(jī)到位，設(shè)備、攝影帶、儲存卡等充足，做好遠(yuǎn)景、近景、特寫的攝影工作，聽總協(xié)調(diào)指揮，做好會場、簽到處、嘉賓采訪、重點事件等各區(qū)的攝影工作。

 

22、 技術(shù)演示區(qū)：2-4臺筆記本電腦，裝好產(chǎn)品，技術(shù)人員到位（插座備好）。

 

23、 會后禮品發(fā)放區(qū)、收取調(diào)查表區(qū)，督促客戶憑調(diào)查表領(lǐng)取禮品或軟件，保證收全調(diào)查表，發(fā)送禮品。

 

24、 結(jié)賬人員：與酒店協(xié)調(diào)好，做各種賬務(wù)的統(tǒng)計工作，順利結(jié)賬。會前的定金、匯款、結(jié)算方式、發(fā)票等，各種費用的結(jié)算，如住宿、餐飲、租車、攝影、設(shè)備等費用。統(tǒng)計好住宿人員名單，整理出會務(wù)組費用部分的住宿房間數(shù)，根據(jù)就餐人數(shù)結(jié)算餐飲費。 

 

編輯者：杭州伍方會議服務(wù)