伍方會(huì)議服務(wù)可以毫不夸張地說(shuō)，每一個(gè)國(guó)際會(huì)議都是一個(gè)系統(tǒng)工程，只因各自的層次高低不同、規(guī)模大小不一而迥異。從鄰近各國(guó)，甚至世界各地，調(diào)兵遣將匯集數(shù)十人乃至數(shù)千人至某地參加一次國(guó)際讎已屬不易。會(huì)議中，既要使代表們能開(kāi)誠(chéng)布公，暢所欲言，又要使會(huì)議的高座雄辯中保持一致，善始善終，更費(fèi)周折。何況國(guó)際會(huì)議的與會(huì)者都有一定的身份，不是專家教授，便是社會(huì)賢達(dá)；不是商賈巨富，便是部長(zhǎng)大臣。如會(huì)務(wù)安排發(fā)生差錯(cuò)或生活接待有所疏忽都會(huì)造成不良的國(guó)際影響，使組織者感到尬尷，使代表們感到遺憾。國(guó)際會(huì)議還是個(gè)跨行業(yè)、跨部門(mén)的工作，從外事到旅游，無(wú)不一一涉及。它必須有許多單位的密切配合與合作，層層負(fù)責(zé)，環(huán)環(huán)扣緊，才能事竟于成。進(jìn)行這樣的系統(tǒng)工程，如不事先預(yù)作周密的策劃，而是“跟著感覺(jué)去走”，走一步看一步，就難保不出問(wèn)題。對(duì)國(guó)際會(huì)議要預(yù)做認(rèn)真策劃的目的是：

       一、有條不紊地進(jìn)行工作。有了策劃，什么時(shí)間完成什么，完成到什么程度，由誰(shuí)來(lái)完成，便心中有數(shù)，可以避免盲目性和隨意性，加強(qiáng)時(shí)間觀念。

       二、預(yù)見(jiàn)可能遇到的困難。未雨綢繆。策劃即使不能防止意外險(xiǎn)阻的出現(xiàn)，至少能使人處變不驚，增加工作的主動(dòng)性。

       三、對(duì)各種需要做出估計(jì)。兵馬未動(dòng)，糧草先行。國(guó)際會(huì)議需要充分的人力、物力和財(cái)力支持。有了規(guī)劃才能估計(jì)到各種需要的種類、數(shù)量和出現(xiàn)的時(shí)間，預(yù)做準(zhǔn)備，防患于未然。

       國(guó)際會(huì)議的組織者理所當(dāng)然地要認(rèn)真進(jìn)行策劃，其他與會(huì)人士雖不直接從事策劃，但熟悉一下國(guó)際會(huì)議的形成和內(nèi)中的問(wèn)題，也定會(huì)有所裨益。

       策劃國(guó)際會(huì)議需要注意：

       一、及早動(dòng)手。通常一個(gè)大型國(guó)際會(huì)議的構(gòu)思、醞釀和策劃一年前就要開(kāi)始。策劃是個(gè)漸進(jìn)的過(guò)程。在構(gòu)思和醞釀階段中，策劃的雛形實(shí)際上也在形成，只是待籌備進(jìn)行到一定階段時(shí)，人們要求看到工作設(shè)想和實(shí)施方案，正式的策劃才破繭而出。經(jīng)驗(yàn)表明，策劃宜早不宜遲，原因是需要留出討論、修改和審批的充分時(shí)間。

       二、全面考慮。國(guó)際會(huì)議的準(zhǔn)備工作涉及方方面面，需考慮周詳，避免因一時(shí)疏漏在將來(lái)造成損失。如會(huì)議主題選擇不當(dāng)就可能使會(huì)議談不起來(lái)；如時(shí)間選擇不當(dāng)，正值寒冬或酷暑，就會(huì)使用權(quán)與會(huì)者叫苦不迭；如會(huì)場(chǎng)未選合適，會(huì)議服務(wù)跟不上來(lái)，就會(huì)使會(huì)議陷于停頓。智者千慮必有一失，雖不應(yīng)對(duì)策劃者求全責(zé)備，但策劃者也決不能因此而放松努力。特別要抓緊關(guān)鍵環(huán)節(jié)，避免出現(xiàn)大的閃失。

       三、訂出落實(shí)的時(shí)間表。為了保證策劃能按時(shí)實(shí)施，必須訂出各階段任務(wù)的具體落實(shí)時(shí)間表。這一時(shí)間表是督促檢查的依據(jù)，也是掌握進(jìn)度，調(diào)整快慢的準(zhǔn)繩。經(jīng)驗(yàn)證明，掌握以下兩個(gè)環(huán)節(jié)是關(guān)鍵：

          1．會(huì)議請(qǐng)柬發(fā)出的時(shí)間；

          2．代表抵達(dá)和簽到的時(shí)間。

    會(huì)議請(qǐng)柬的發(fā)出是會(huì)議前期準(zhǔn)備完成的重要標(biāo)志。很難設(shè)想在會(huì)議名稱、主題、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)范圍及經(jīng)費(fèi)確定和落實(shí)之前，就發(fā)出請(qǐng)柬。代表的順利抵達(dá)和簽到則是會(huì)前準(zhǔn)備已經(jīng)全部就緒，會(huì)議即將開(kāi)始實(shí)質(zhì)性活動(dòng)的另一重要標(biāo)志。因此，如能科學(xué)地確定發(fā)出請(qǐng)柬和代表報(bào)到的時(shí)間，并認(rèn)真予以執(zhí)行，其他準(zhǔn)備工作便可一一帶動(dòng)。

      四、借助他山之石。對(duì)于我們?cè)S多人來(lái)說(shuō)，國(guó)際會(huì)議還是一個(gè)相對(duì)的新事物。我們的知識(shí)有限，經(jīng)驗(yàn)不足，應(yīng)當(dāng)求助于國(guó)內(nèi)外的先行者，汲取他們的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，結(jié)合本行業(yè)、本部門(mén)、本會(huì)議的特點(diǎn)，加以具體策劃。別人的總結(jié)、規(guī)劃、報(bào)告都有參考價(jià)值，可以借來(lái)一閱。有時(shí)，“與君一席談勝讀十年書(shū)”，也不妨一試。

    對(duì)策劃國(guó)際會(huì)議的目的和注意事項(xiàng)有了基本了解之后，我們就可以就策劃中經(jīng)常遇到的問(wèn)題做進(jìn)一步探討。

    一、會(huì)議宗旨

    所謂會(huì)議宗旨就是指舉辦某一特定國(guó)際會(huì)議的目標(biāo)。對(duì)此，會(huì)議的主辦者都會(huì)準(zhǔn)確和簡(jiǎn)明的語(yǔ)言加以闡明。例如1981年在墨西哥舉行的坎昆首腦會(huì)議的主要目的便是：“通過(guò)國(guó)際元首和政府首腦，對(duì)全球談判和其他講臺(tái)上關(guān)于國(guó)際經(jīng)濟(jì)合作的其他努力，獲得認(rèn)識(shí)上的真正一致，并給予積極的政治推動(dòng)，以促進(jìn)全球談判達(dá)成協(xié)議。”從這段文字里，我們至少可以看出三層意思：

    （一）與會(huì)者的層次：國(guó)際元首和政府首腦；

    （二）目的：促進(jìn)全球談判達(dá)成協(xié)議；

    （三）手段：對(duì)全球談判和其他講臺(tái)上關(guān)于經(jīng)濟(jì)合作的其他努力，獲得認(rèn)識(shí)的真正一致，并給予積極的政治推動(dòng)。

    被邀請(qǐng)者應(yīng)當(dāng)根據(jù)會(huì)議宗旨決定是否與會(huì)、與會(huì)的積極程度以及自己的方針策略。某些會(huì)議的宗旨可能有悖于被邀請(qǐng)者的立場(chǎng)和主張。例如，一些西方人士就不贊成不結(jié)盟的原則，甚至認(rèn)為不結(jié)盟是不道德的行為。持此種態(tài)度者便不會(huì)出席討論以肯定不結(jié)盟原則為宗旨的國(guó)際會(huì)議。如果去了，也是為了去唱反調(diào)。同時(shí)，某些國(guó)際會(huì)議的必發(fā)起者也會(huì)訂立他人難以接受的會(huì)議宗旨使許多人望而卻步。

    世界上的事情是復(fù)雜的。許多時(shí)候，公布的會(huì)議宗旨不一定能全部反映發(fā)起者的意圖。不少國(guó)家、機(jī)構(gòu)和人士在舉辦國(guó)際會(huì)議時(shí)都有自己另外的不便明講但并非不正當(dāng)?shù)哪康?-宣傳自己，擴(kuò)大影響，收集信息。這些考慮，如不過(guò)分，不足為奇。因?yàn)閹缀鹾翢o(wú)例外，誰(shuí)都想通過(guò)舉辦國(guó)際會(huì)議獲得某種好處。因此，要清楚了解發(fā)起者、組織者、贊助者的背景，以便準(zhǔn)確判斷，哪些弦外之音屬正常做法，哪些是離弦走板。

    有的國(guó)際會(huì)議旨在處理當(dāng)前的緊迫問(wèn)題--日元升值、股市暴漲、邊界沖突、民族糾紛、難民潮、毒品過(guò)境等。這種會(huì)議往往引人注目，成為頭條新聞。某些會(huì)議的主要目的不在立即解決什么問(wèn)題，而在于創(chuàng)造和解氣氛。會(huì)議能把敵對(duì)方面帶到會(huì)議桌上來(lái)，本身便是國(guó)際社會(huì)的勝利。近年來(lái)，圍繞柬埔寨、中東、前南斯拉夫問(wèn)題而舉行的國(guó)際會(huì)議便是例證。更多的國(guó)際會(huì)議，既不是為了解決問(wèn)題，也不是為了創(chuàng)造氣氛，而是為了實(shí)現(xiàn)國(guó)際交流，包括學(xué)術(shù)研討、人才培訓(xùn)、業(yè)務(wù)洽談等。此種會(huì)議往往具有氣氛和諧和進(jìn)行平順的特點(diǎn)，其目的不在取得共同的結(jié)論，而是重在切磋爭(zhēng)鳴。此外，還有一種為慶祝、紀(jì)念某一歷史性事件或嘉獎(jiǎng)某一突出貢獻(xiàn)而舉行的國(guó)際會(huì)議。這種會(huì)議常伴隨慶典儀式并同學(xué)術(shù)討論相結(jié)合。

    國(guó)際會(huì)議的策劃者必須明確自己的會(huì)議宗旨。這種宗旨可以反映于文字上，也可以隱蔽于具體做法背后。策劃者據(jù)此確定會(huì)議的進(jìn)行方式。

    二、會(huì)議名稱

    我們每個(gè)人都有一個(gè)姓名--張三、李四、彼得、約翰。國(guó)際會(huì)議成千上萬(wàn)，也各有名稱，以示區(qū)別。人的姓氏取自山川樹(shù)木、飛禽走獸、職業(yè)工種、冊(cè)封官銜。國(guó)際會(huì)議則可以得名于：

    （一）所屬國(guó)際機(jī)構(gòu)的名稱，如聯(lián)合國(guó)大會(huì)、國(guó)際紅十字大會(huì)、各國(guó)議會(huì)聯(lián)盟大會(huì)、扶輪國(guó)際大會(huì)；

    （二）與會(huì)國(guó)所屬的集團(tuán)，如西方七國(guó)首腦會(huì)議、世界穆斯林大會(huì)、歐佩克（石油輸出國(guó)組織）部長(zhǎng)級(jí)會(huì)議、英聯(lián)邦政府首腦會(huì)議；

    （三）與會(huì)國(guó)所在的地區(qū)，如泛美會(huì)議、非洲國(guó)家首腦會(huì)議、亞太區(qū)域和平會(huì)議、歐洲安全和合作會(huì)議；

    （四）舉行會(huì)議的地點(diǎn)，如舊金山會(huì)議、萬(wàn)隆會(huì)議、布雷頓森林會(huì)議、達(dá)沃斯世界經(jīng)濟(jì)論壇；

    （五）所屬專業(yè)或職業(yè)，如世界林業(yè)會(huì)議、聯(lián)合國(guó)海洋法會(huì)議、國(guó)際敦煌學(xué)術(shù)會(huì)議、亞洲胸外科醫(yī)生會(huì)議；

    （六）突出的國(guó)際問(wèn)題，如聯(lián)合國(guó)最不發(fā)達(dá)國(guó)家會(huì)議、世界人口會(huì)議、柬埔寨巴黎國(guó)際會(huì)議、關(guān)于裁軍問(wèn)題的特別聯(lián)大；

    （七）社會(huì)主張或政治運(yùn)動(dòng)，如世界反對(duì)各族隔離行動(dòng)大會(huì)、亞非人民團(tuán)結(jié)大會(huì)、世界佛教徒大會(huì)、國(guó)際社會(huì)常代表大會(huì)。

    為了使用上的方便，國(guó)際會(huì)議常用簡(jiǎn)稱。為此，需查核會(huì)議的全稱，以確定何所指。如“日內(nèi)瓦會(huì)議”便不計(jì)其數(shù)。假若不加以限定，就無(wú)法使人對(duì)號(hào)入座。我國(guó)在50年代中期就參加過(guò)兩次日內(nèi)瓦會(huì)議。一次是1954年關(guān)于朝鮮和印支問(wèn)題的日內(nèi)瓦會(huì)議，另一次是1955年關(guān)于老撾問(wèn)題的日內(nèi)瓦會(huì)議。

    國(guó)際機(jī)構(gòu)召開(kāi)的常會(huì)、例會(huì)通常都排以序號(hào)，以表明會(huì)議的順序并便于辨別。例如，第X屆特別聯(lián)大、第X屆不結(jié)盟國(guó)家和政府首腦會(huì)議、太平洋經(jīng)濟(jì)合作會(huì)議第X屆國(guó)際大會(huì)等。除序數(shù)外，人們還經(jīng)常在常會(huì)、例會(huì)的名稱上標(biāo)明會(huì)議的主題。例如，在“第一屆特別聯(lián)大”前又冠以“關(guān)于巴勒斯坦問(wèn)題”的字樣，形成意思更為完整的“關(guān)于巴勒斯坦問(wèn)題的第一屆特別聯(lián)大”。

    國(guó)際會(huì)議的名稱應(yīng)力求簡(jiǎn)短、易讀、易記。以為把名稱叫得越復(fù)雜便函顯得越重要的認(rèn)識(shí)是沒(méi)有根據(jù)的。至少?gòu)?a title="公關(guān)">公關(guān)的角度來(lái)看是不可取的。舉例，稱“亞太合作國(guó)際會(huì)議”便足矣。如取名“亞太合作國(guó)際會(huì)議：日、美、中新興工業(yè)經(jīng)濟(jì)及東盟的作用”便嫌繁冗了。

    三、會(huì)議主題

    我們寫(xiě)文章時(shí)總要定個(gè)題名，把文章主要內(nèi)容畫(huà)龍點(diǎn)睛地勾畫(huà)出來(lái)。同樣，一次國(guó)際會(huì)議審議的實(shí)質(zhì)問(wèn)題也應(yīng)通過(guò)會(huì)議主題概括出來(lái)，并盡可能反映時(shí)代特征或問(wèn)題的緊迫感。

    確定會(huì)議主題，使之精確、簡(jiǎn)明、有號(hào)召力、引人注目，是要費(fèi)一番思索的。譬如說(shuō)，我們要舉辦一次關(guān)于東北亞問(wèn)題的國(guó)際研討會(huì)。為了使它具有時(shí)代氣息，人們開(kāi)始時(shí)選用“對(duì)東北亞發(fā)展前景的瞻望”為主題。嗣后有人建議同2000年掛鉤以便更有號(hào)召力，于是改為“走向2000年的東北亞”。但也有人認(rèn)為不如用“2000年之交的東北亞”，可把時(shí)間跨度拉大些。又有人說(shuō)，用“二十一世紀(jì)”比“2000年”口號(hào)更響亮。但有人爭(zhēng)辨說(shuō)“二十一世紀(jì)”長(zhǎng)達(dá)百年，時(shí)間跨度又嫌過(guò)長(zhǎng)。最后，眾人達(dá)成協(xié)議，采用了眾議的“走向二十一世紀(jì)的東北亞”為主題?？梢?jiàn)確定一個(gè)會(huì)議主題有時(shí)頗費(fèi)周折，需要集思廣益。

    有時(shí)，在主題外還另加副題。副題用以進(jìn)一步補(bǔ)充和說(shuō)明主題。例如，聯(lián)合國(guó)亞太經(jīng)社會(huì)北京年會(huì)的主題是“區(qū)域經(jīng)濟(jì)合作”，但“區(qū)域經(jīng)濟(jì)合作”的領(lǐng)域很廣。為了便于討論，又加上副題“前景、優(yōu)先事項(xiàng)和政策選擇”，使主題范圍集中一些。這就形成了一個(gè)“主題+副題”的程式：“亞太經(jīng)濟(jì)社會(huì)的區(qū)域經(jīng)濟(jì)合作：前景、優(yōu)先事項(xiàng)和政策選擇”。同樣，上面提到的“走向二十一世紀(jì)的東北亞”也可以“經(jīng)濟(jì)和技術(shù)合作”等為副題，使討論更加集中。

    會(huì)議東道國(guó)傾向于確定對(duì)自己有利的主題，但也應(yīng)注意吸納他人意見(jiàn)，取得多數(shù)支持，避免借地主之便強(qiáng)加于人。

    四、會(huì)議的層次

    國(guó)際會(huì)議都有一定的層次。凡是戰(zhàn)爭(zhēng)、和平、領(lǐng)土、邊界等重大政治問(wèn)題以及有關(guān)商貿(mào)、科技、文教等的條約及協(xié)定都需召開(kāi)政府間會(huì)議來(lái)討論。于是產(chǎn)生了按照與會(huì)的政府領(lǐng)導(dǎo)人的身份高低劃分的國(guó)際會(huì)議，如首腦會(huì)議、部長(zhǎng)級(jí)會(huì)議、高級(jí)官員會(huì)議等。有些問(wèn)題雖不涉及整個(gè)國(guó)家利益，但也須由擁有實(shí)力和影響的權(quán)威人士來(lái)解決。于是有了所長(zhǎng)、行長(zhǎng)、董事長(zhǎng)、總經(jīng)理級(jí)的國(guó)際會(huì)議。出席會(huì)議的代表可以攜帶級(jí)別低一點(diǎn)的助手，作為副代表、助理代表、顧問(wèn)、專家與會(huì)，但他本人的身份必須符合會(huì)議的要求。由此可見(jiàn)，國(guó)際會(huì)議的層次實(shí)際上取決于正代表的身份。這種身份可以由該代表的官階、職稱反映出來(lái)，也可以由其社會(huì)聲望、政治影響、學(xué)術(shù)地位、藝術(shù)水準(zhǔn)面體現(xiàn)。

    當(dāng)然，國(guó)際間也有許多平民大眾的會(huì)議。這些“草根”級(jí)的會(huì)議在推動(dòng)人民間的相互了解、友好、交流也發(fā)揮了十分重要的作用，因此不可因?yàn)樗鼈儗儆?ldquo;下層”而受到輕視。但在等級(jí)社會(huì)里，論資排輩，以權(quán)勢(shì)取人仍是通行的做法。習(xí)慣難以打破，而屬于不同層次的人彼此間也不無(wú)隔閡。某些大人物可能不屑于同下層次的人士或低于自己的人同坐在一張會(huì)議桌上。因身份不同而拒絕與會(huì)的事情并不少見(jiàn)。而有些清高的民間人士也不見(jiàn)得愿意同權(quán)勢(shì)者“合謀”。因此，從實(shí)際出發(fā)，在國(guó)際出發(fā)，在國(guó)際會(huì)議中，劃分不同的層次，予以分別對(duì)待，看來(lái)是必要的。

    一般地講，國(guó)際會(huì)議都是同一層次的人的聚首。有時(shí)與會(huì)者的身份可以稍有差異，但不能相差太遠(yuǎn)。部長(zhǎng)級(jí)的會(huì)議須由正、副、助理部長(zhǎng)參加。如規(guī)定是副部長(zhǎng)級(jí)的會(huì)議，派去正部長(zhǎng)就顯示派出國(guó)家的特別重視，代表在會(huì)議中會(huì)備受尊敬。如派去助理部長(zhǎng)，則在排名時(shí)次序就要靠后。如派出低于助理部長(zhǎng)的官員為代表就顯得異常，可能會(huì)受到拒絕或冷落。外交上頗講身份、地位、級(jí)別的對(duì)等。這種對(duì)等觀念也常常反映于國(guó)際會(huì)議中。

    所謂層次并不一定指的都是官階。舉行一次銀行巨頭或財(cái)政部長(zhǎng)的國(guó)際會(huì)議，受重視的程度不亞于國(guó)家元首。這些掌握了國(guó)家經(jīng)濟(jì)、財(cái)政實(shí)權(quán)的人物住的是總統(tǒng)套間，外出時(shí)警車開(kāi)道，會(huì)見(jiàn)者是總統(tǒng)、議長(zhǎng)，講話是頭條新聞?；视H國(guó)戚所受的隆重接待也不能用職位來(lái)衡量。杰出的政治活動(dòng)家、知名科學(xué)家和文壇巨星的國(guó)際性集會(huì)也會(huì)引起轟動(dòng)?？梢?jiàn)，與會(huì)者的權(quán)勢(shì)和知名度大小也是層次。

    越是層次高的國(guó)際會(huì)議，接待規(guī)格也越高。為了一次首腦級(jí)的國(guó)際會(huì)議或是一次有重大影響的國(guó)際會(huì)議，有的國(guó)家甚至不惜工本，大興土木，蓋起大廈，準(zhǔn)備工作也由國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人親自抓。在財(cái)政預(yù)算、力量配備、動(dòng)員程度上都可看出規(guī)格的不同。

    在同一層次的會(huì)議中，對(duì)小國(guó)的與會(huì)者接待規(guī)格也應(yīng)因人而異。高層次的人士低規(guī)格接待，或低層次人士高規(guī)格接待，都是不妥的。通常對(duì)代表團(tuán)團(tuán)長(zhǎng)和團(tuán)員，對(duì)正式代表和觀察員，對(duì)與會(huì)者和工作人員，待遇均不同。伍方會(huì)議服務(wù)打個(gè)比方，所在國(guó)領(lǐng)導(dǎo)人可能僅接見(jiàn)代表團(tuán)團(tuán)長(zhǎng)，會(huì)上發(fā)言權(quán)僅給正式代表，招待會(huì)僅邀請(qǐng)列入代表名單的與會(huì)者等。