一)會前協(xié)調(diào)會：

　　在前往會議場地前要先和會場及主要承包商人員排定會前協(xié)調(diào)會，協(xié)調(diào)會的目的是對會議現(xiàn)場安排整個細節(jié)做詳細討論，讓大家都清楚在現(xiàn)場所負的責(zé)任與彼此的協(xié)調(diào)。
　　一般會議籌辦人與會場主要工作人員協(xié)調(diào)會，如場地工程、服務(wù)、餐飲和保安人員溝通，如果會議有應(yīng)用視聽設(shè)備，邀請視聽工程人員一起參加，將所有主要承包商都邀請來。

二)電話、無線對講機和呼叫器

　　小型會議可能不需要內(nèi)部聯(lián)系系統(tǒng)，只要利用內(nèi)線電話即可，但是大型會議只靠會場或飯店電話系統(tǒng)可能會延誤事情，因此要安裝幾條專線電話，有些飯店和會議中心專線電話線和設(shè)備有限。

三)服務(wù)柜臺與留言中心

　　每一個主辦單位都了解在大會期間提供一個服務(wù)柜臺與留言中心是必要的，服務(wù)柜臺與留言中心可以非常簡單也可以很復(fù)雜，在這個中心提供基本資料和留言，有一人或兩人以上在那里負責(zé)，可以是主辦單位工作人員也可以雇用當(dāng)?shù)嘏R時工作人員提供大會資料以及當(dāng)?shù)刭Y料。

資料整理：伍方會議服務(wù)