會議賓館是一個可以為會議客戶提供符合一定要求的會議場地、會議設(shè)施、設(shè)備和會議服務(wù)的賓館。它把會議作為自己重要的業(yè)務(wù)和收入來源，并能為保證會議的順利舉行而面臨臨時改變管理結(jié)構(gòu)。

并不是任何一個有會議室的賓館都可以稱為會議賓館。會議賓館必須擁有符合一定要求的會議場所、設(shè)施，還要能為會議提供專業(yè)的服務(wù)與管理。伍方會議服務(wù)會按照以下的要求去為客戶尋找會議賓館：

一、會議場地、設(shè)施與服務(wù)

1.擁有多個大小類型的具有隔音效果的會議室。

2.每個會議室都有可以獨立控制的燈光、空調(diào)等基本設(shè)施。

3.主要會議室擁有話筒、放映設(shè)備、投影銀幕等必需的會議技術(shù)設(shè)備（接待國際會議的賓館還應(yīng)擁有同聲翻譯設(shè)備或具有租借同聲翻譯設(shè)備的渠道）并配備有相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員。

4.有足夠大的前廳和公共空間。

5.有供會議組織者辦公的房間。

6.有超過最大會議接待人數(shù)的住宿、餐飲供應(yīng)能力。

7.有充足的停車場。

8.有清晰的館內(nèi)外導(dǎo)向系統(tǒng)。

9.有適當(dāng)?shù)目晒┡e辦會議附屬展覽活動使用的空間。

10.有可以存放展品的儲藏空間。

11.有現(xiàn)代化的通訊系統(tǒng)。

12.有專業(yè)的電話接線員

13.有適當(dāng)?shù)陌踩Ｐl(wèi)人員和設(shè)備。

14.能24小時提供下列服務(wù)：

（1）大廳里有商務(wù)服務(wù)；

（2）通訊服務(wù)；

（3）會議技術(shù)支持；

（4）清潔衛(wèi)生服務(wù)；

（5）急救和其他醫(yī)療服務(wù)；

二、會議管理結(jié)構(gòu)

會議期間，會議需要會議賓館及時提供會議、住宿、餐飲、娛樂等各種服務(wù)，但會議組織者若與賓館的各個部門分別聯(lián)系溝通會很麻煩，會議組織者最希望賓館有一個人能幫他協(xié)調(diào)賓館的各個部門，為會議提供及時的服務(wù)，這個人我們稱之為會議經(jīng)理。會議經(jīng)理必須擁有足夠大的權(quán)力，能夠迅速調(diào)動、協(xié)調(diào)賓館各個部門的力量為會議服務(wù)。這就需要會議賓館在接待會議期間要臨時改變管理結(jié)構(gòu)，把平時的垂直管理結(jié)構(gòu)變?yōu)榭缬虿块T界限、全力協(xié)作共同為會議提供高效服務(wù)的管理結(jié)構(gòu)。

三、提供會議客戶需要的信息

會議組織者在挑選會議賓館是需要了解下列情況：

1.每個會議室的面積；

2.各個展覽場地的平面圖；

3.會議室的布置形式和相應(yīng)可以安排的與會人數(shù)；

4.可以使用的技術(shù)設(shè)施、設(shè)備；

5.所有會議場所、設(shè)施、設(shè)備和服務(wù)的價目表；

6.專業(yè)會議服務(wù)員工數(shù)量及其服務(wù)經(jīng)歷；    

伍方會議服務(wù)平時就會準(zhǔn)備好上述會議賓館信息資料，以隨時提供給在杭州舉辦會議并且來挑選會議場所的會議組織者，并可隨時帶領(lǐng)會議組織者進(jìn)行實地考察。

資料整理：小燴