一、國際社團會議的審批制度

（一）我國審批國際社團會議的基本要求與程序

在我國舉辦國際會議和在其他國家舉辦國際會議由很大的不同，其中最大的區(qū)別是對舉辦國際社團會議的審批制度。在我國舉辦任何規(guī)模的國際社團會議都屬于外事活動，必須經(jīng)有關(guān)政府主管部門批準方可進行申辦和籌備活動。國際社團會議的審批工作是一件非常嚴肅的外事工作，尤其是有幾千人參加的大型國際社團的年會，伍方會議服務會充分做好調(diào)研工作及可行性報告，在有一定申辦成功的把握時，再向上級主管部門申報，否則全部審批工作就有可能白做。

1.舉辦國際社團會議必須辦理報批手續(xù)

在我國舉辦國際會議的主辦單位必須向有關(guān)政府主管部門申請，得到批準并取得會議批件后方可開始籌備。在申請舉辦國際會議的報告經(jīng)過批準前，任何個人和機構(gòu)不得擅自向國際組織申辦和承諾國際會議在我國舉辦，也不得承諾與外方合作，協(xié)助外方在我國舉辦國際會議。

2.舉辦國際社團組織會議的機構(gòu)必須具備一定的資質(zhì)

申請舉辦國際社團會議的機構(gòu)必須是法人社團或單位，它能夠制定國際社團會議的舉辦方案，負責會議的組織實施和財務管理等重要工作并能夠承擔舉辦會議的民事責任。

3.申請舉辦國際社團會議的程序

擬舉辦國際社團會議的機構(gòu)首先應向主管部門匯報，得到口頭批準后，再提出書面申請文件，文件主要包括申請報告和申請表；申請文件一式兩份，遞交后等待批準。舉辦國際社團會議的申請不得通過多重渠道上報。

（二）國際社團會議審批的權(quán)限和時限

1.國際社團會議審批的權(quán)限和時限

中小型國際社團會議，可由各省、自治區(qū)、直轄市黨委和人們政府，中央和國家機關(guān)各部委審批。省、部級以下部門無權(quán)批準舉辦國際會議。

舉辦大型國際社團會議，以及邀請外國政府現(xiàn)職部長以上的官員和在國際 國內(nèi)游中央影響人士參加的高級別國際會議，均應先由各省、自治區(qū)、直轄市黨委和人們政府，中央和國際機關(guān)各部委商外交部同意，報國務院批準。

凡是申辦需要國家財政經(jīng)費支持的國際會議都必須先經(jīng)財政部同意后方能開始辦理會議的其他審批手續(xù)。

2.國際社團會議審批的時限

由各省、部級審批的國際會議，一般應提前8至12個月審批報批。需上報國務院批準的國際會議，應提前12個月提出申請報批。需國家財政經(jīng)費支持，申請報告應在會議舉辦前一年的3月份以前提出，一遍納入年度計劃和預算。

二、國際社團會議的報批程序

（一）報批前的準備工作

在向有關(guān)政府主管部門辦理會議的報批手續(xù)前，要先明確下列準備工作是否完成或條件是否具備。

1.會議的申辦者與承辦者

會議的申辦者通常應是我過在國際社團的國際會員或團體會員；有些國際社團還要求申辦者要獲得國家政府部門或者全國性機構(gòu)支持，申辦者就要事先與有關(guān)部門聯(lián)系并取得這些部門的支持。會議的申辦者通常應是會議的主辦單位，它應該具備前述舉辦國際社團會議的資質(zhì)。會議可以同時由幾個單位聯(lián)合申辦，但應由一個單位提交報告，明確其他各個單位所承擔的義務和享受的權(quán)利，并應有書面的材料備案。

會議承辦單位是指接受主辦單位的委托，負責國際會議某方面具體工作的單位，承辦單位可為一個或多個。國際上會議承辦單位通常是PCO。

境外機構(gòu)在我國境內(nèi)舉辦國際社團會議需委托或聯(lián)系我國境內(nèi)機構(gòu)作為主辦單位或承辦單位，不得獨自在我國舉辦國際會議。

2.我國的專業(yè)水平

我國會議組織者在申辦國際社團會議時，一定要考慮我國在該學科領(lǐng)域的研究水平：是否能提供具有國際先進水準的會議報告，是否能組織一定數(shù)量的國內(nèi)學者的論文。目前我國許多機構(gòu)之所以到現(xiàn)在也不能申辦所加入了多年的國際社團的年會，專業(yè)水平不高是一個很重要的原因。

3.我國的綜合國力

綜合國力是爭取國際社團會議的基礎(chǔ)。許多國際會議始終在幾個西方工業(yè)強國輪流舉辦的重要原因就在于此。

4.會議經(jīng)費平衡

國際社團要求會議的承辦國能夠做到收支平衡。通常國際社團不會為會議提供任何形式的經(jīng)費，有些國際社團甚至還要求承辦國在會議會議結(jié)束后上繳一部會議的收入。另外國際社團還經(jīng)常會提出許多其他方面的要求，如國際社團組織負責人和大會特邀報告人參加會議不但免交注冊費和住宿費，同時還要由承辦國提供國際旅費，有的甚至還需要發(fā)給特邀報告人報告費用，許多國際社團組織會議僅這部分開支就占到了會議總支出的1/4.

5.舉辦城市

國際社團會議大都具有規(guī)模大和要求高的特點，選擇的城市要能滿足會議的各種要求，特別是應有條件優(yōu)良的會議場所和配套賓館。國際社團會議來自國外的代表大多數(shù)，為方便他們的參加，應盡量將這類會議安排在北京、上海和廣州等國際航班較多的城市。這些城市與世界上的許多國家有直達國際航班，可以節(jié)省國外代表的國際旅費和方便他們的國際旅行。

6.舉辦時間和會期

國際社團系列國際會議的時間一般都固定在每年的5—10月，這也是北半球國家的旅游黃金季節(jié)和大學假期。在我國安排具體時間要注意避開我國的“五一”和“十一”兩個旅游高峰。遇到每5年中國共產(chǎn)黨舉辦代表大會的年份時，要特別注意會議安排的月份。

（二）研究國際社團的有關(guān)文件

舉辦國際社團的會議首先應研究該國際社團的有關(guān)文件。通常由兩個文件是最主要，一是該國際社團的章程，二是舉辦該社團會議時對東道國的要求。在研究國際組織要求中，要特別注意東道國需要承擔的財務義務。

（三）辦理報批手續(xù)

如果在國際社團章程中沒有任何不利于我國的條款，而我國又能承擔舉辦會議所要承擔的財務義務，就可以開始按規(guī)定辦理舉辦該國際社團會議的報批手續(xù)，向上級主管部門提交申請報告和申請表格。我國不同地區(qū)和不同部門，雖然申請報告和表格的要求和形式并不完全相同，但都應包括下列主要內(nèi)容：

1.會議名稱

國際社團會議名稱的中文全稱和英文全稱以及英文縮寫。

2.會議時間

舉辦國際社團會議的確切時間和會期，應包括起始的年、月、日和結(jié)束的年、月、日，特殊情況可以先報會議召開的年和月。

3.會議地點

國際社團會議的召開地點，應明確所在省和城市，可以不寫舉辦會議的會議中心或賓館。

4.會議組織者

會議主辦單位、承辦單位名稱的中文全稱和英文全稱。

5.預計會議人數(shù)

應包括總?cè)藬?shù)和國外代表的人數(shù)（不含港、澳、臺地區(qū)代表）。

如邀請國外部長以上高級官員、國外新聞記者、未建交國家人員、以及臺灣地區(qū)的人員參會，應予以說明。

6.會議宗旨、目的、背景的簡單介紹

對該會議的宗旨、目的、背景、形式、主要議題和專業(yè)內(nèi)容，要用中、英問作簡要說明。

對該會議對我國國民經(jīng)濟建設(shè)或科學技術(shù)發(fā)展的促進意義加以簡單介紹。

7.會議經(jīng)費來源

著重說明該會議的主要經(jīng)費來自會議代表繳納的注冊費，注冊費的金額基本媽祖支付會議的各種開支，因而該國際會議能夠滿足我國財政部對在我國舉辦的國際會議的財務要求，既能夠在財務上做到以會養(yǎng)會，收支平衡，略有結(jié)余。

8.會議附設(shè)展覽會

簡單介紹舉辦附設(shè)展覽會的必要性和可能性；該學科領(lǐng)域里的最新技術(shù)、產(chǎn)品的市場分析；國內(nèi)外有關(guān)企業(yè)、科研機構(gòu)參展的預測等。

會議附設(shè)展覽會的展覽凈面積一般控制在1000平方米以內(nèi)，展臺數(shù)量大約為100個3*3米的標準展臺。

9.會議聯(lián)系人

國際社團會議主要主辦單位和主要承辦單位對內(nèi)的聯(lián)系人活著會議秘書長的聯(lián)系方法，包括通信地址、電話、傳真和電子信箱。

（四）國際會議的批件

主管部門在收到會議組織者舉辦國際社團組織會議的事情報告后，根據(jù)會議的具體情況進行研究，若申請文件不符合要求，或者對有些問題還需要補充材料時，會要求會議組織者重新提交報告或補充材料；若申請文件符合要求，主管部門會按國際會議的審批權(quán)限批準國際會議的申辦，并發(fā)給會議組織者申辦國際會議的批件，即所謂“紅頭文件”。

（五）申報國際社團會議時注意的問題

1.國際社團會議的再次審批

在申辦國際社團會議活動取得成功后，伍方會議服務會在會議舉辦的前一年向主管部門再次提交籌備會議的審批報告，由上級主管部門根據(jù)分級審批權(quán)限再次批復。

2.國際社團會議的變更

國際社團會議因某種原因不能按原批準時間舉辦，需要延期或提前舉辦；有的國際社團會議臨時改變舉辦城市，主辦單位必須向原上級主管部門提交申請報告，詳細說明變更時間和地點的理由，還應附上國際社團同意變更召開時間和地點的書面次啊聊，由審批單位另行批復。

資料整理：小燴