一、現(xiàn)場申辦人員

（一）現(xiàn)場申辦人員的組成

通常國際社團對現(xiàn)場申辦人員的人數(shù)有一定的規(guī)定。在符合國際社團規(guī)定的前提下，現(xiàn)場申辦活動一個廣泛吸收與申辦活動有關(guān)的各個機構(gòu)的人員參加，伍方會議服務(wù)會把這些人員組成所謂的“國家隊”，。申辦人員應(yīng)包括專業(yè)人員、會議管理機構(gòu)的成員、會議中心和賓館的銷售人員以及航空公司的代表；這些人員可以現(xiàn)場回答理事會成員所提出的一切有關(guān)問題，顯示出了申辦過準備工作的充分和得到了各方面廣泛有力的支持，對申辦活動的成功給予了有力的保障。

（二）現(xiàn)場申辦人員的條件

來自各個機構(gòu)的申辦人員都應(yīng)該非常熟悉本行業(yè)的工作，特別是對于理事會經(jīng)常關(guān)心的一些細節(jié)問題也都了如指掌；申辦人員應(yīng)該具有較高的英文水平，特別強調(diào)的是應(yīng)有熟練的聽說能力；避免選擇那些只能看、寫而不能聽、說的人員參加，因為參加現(xiàn)場申辦活動時這種人往往排不上用場。申辦人員最好參加過類似的申辦活動或者在國內(nèi)就經(jīng)常有機會參加外事活動，有這種經(jīng)歷就不會出現(xiàn)怯場現(xiàn)象。

（三）現(xiàn)場申辦人員的出國經(jīng)費

現(xiàn)場申辦人員的出國經(jīng)費通常由各個機構(gòu)自己來承擔，因為會議如果能夠申辦成功，這些機構(gòu)都是直接的受益者。由于申辦資金風(fēng)險極大，采取這種方式解決出國經(jīng)費也是一種資金風(fēng)險共同承擔的措施。如果我國的航空公司也能參與申辦活動，它們能夠提供折扣機票甚至免費機票，也是對會議經(jīng)費的巨大支持。

（四）申辦人員的出國手續(xù)

以往出國申辦國際社團會議屬于公務(wù)出國，要求所有申辦人員在自己的本單位辦理出國手續(xù)。隨著我國對國民因私出國政策的不斷放寬，越來越多的人選擇辦理因私出國手續(xù)，可以由申辦會議的主辦單位牽頭組成申辦團，委托某家旅游機構(gòu)為全體申辦人員共同辦理出國手續(xù)。

二、現(xiàn)場申辦活動

經(jīng)過長達一年甚至幾年的準備工作，申辦活動進入了現(xiàn)場申辦階段，也是最關(guān)鍵的階段。申辦人員要全力以赴，客服各種困難，積極主動地投入到申辦活動中，爭取申辦工作獲得圓滿成功。

（一）公關(guān)活動

現(xiàn)場申辦人員一旦到達目的地，就要客服時差帶來的困難，立刻開展各種公關(guān)活動。

1.拜訪

雖然國際社團的理事會都是由來自不同國家的人員組成，每位成員都可以獨立表達自己的意見，但是國際社團主席、專職副主席和秘書長的意見經(jīng)常會對其他理事會成員產(chǎn)生一定的影響。為此申辦人員首先應(yīng)該分別拜訪國際社團的這些負責人，主動向他們匯報我們申辦工作的準備情況，征求他們的指導(dǎo)性意見，爭取得到他們對我國申辦工作的準備情況，征求他們的指導(dǎo)性意見，爭取得到他們對我國申辦工作的支持。如有可能，也可通過他們了解其他申辦國的情況，做到心中有數(shù)。

2.宴請

宴請活動是一種非常有效的公關(guān)手段，通過宴請活動可以拉近相互之間的關(guān)系，建立新的感情。宴請活動可以是小范圍的。由于中國的餐飲在世界上的知名度非常高，很多西方國家的人士也非常喜歡品嘗中國菜，因此，宴請最好選用在當?shù)匾患抑缺容^高的中國餐館；條件允許時還可以考慮我國駐外的領(lǐng)事館，總之，宴請活動經(jīng)常可以起到很多意想不到的作用。

3.私下交談

在任何一個國際社團中總會有一些理事會成員對我國特別好。他們中有些人員曾先后多次到我國進行訪問，對我國各方面的情況有比較充分的了解，有時由他們出面做工作比我們直接出面更為有利。現(xiàn)場申辦人員應(yīng)安排一定的時間去拜訪他們，希望他們再這關(guān)鍵的時刻能夠幫助我們做些工作，通常他們都會熱情答應(yīng)的。

（二）參加理事會

通常國際社團會議的主辦權(quán)都是通過國際社團理事會的表決來確定的。理事會的日程比較簡單，首先由幾個申辦國的代表向理事會成員作陳述報告。不同的國際社團采用不同的方式，有的采用的是所有申辦國都在申辦現(xiàn)場，大家面對面地作陳述報告；有的采用其他申辦國都不在理事會現(xiàn)場，只有作陳述報告的那個申辦國在場這種背靠背的方式，不管采用哪種方式，陳述報告作得是否成功都是非常關(guān)鍵的。

1.陳述報告

大多數(shù)國際社團規(guī)定每個申辦國只允許一位代表上臺作陳述報告。宣讀陳述報告的代表應(yīng)該充滿自信心，語言要有感染力，要以流暢的英語全面介紹我國的申辦工作。報告主要圍繞著早已提供給每位理事會成員的申辦報告上的內(nèi)容進行。為了增加陳述報告的效果，要輔以用計算機制作的影像圖片投影到屏幕上。

2.回答問題

在申辦報告結(jié)束之后，通常要安排5~10分鐘的時間，由申辦國的代表回答理事會成員提出的各種問題。理事會成員的問題主要集中在來我國參加會議是否能很方便地得到我國的簽證，申辦城市的交通和治安情況，會場和相關(guān)的賓館之間的交通是否方便等一些具體問題。如允許，可由不同的申辦人員回答不同方面的問題，這樣每方面的問題都可以答得比較圓滿。

3.表決

理事會成員聽取了各申辦國的陳述報告和向申辦國提出問題后，申辦國的代表將會退場，理事會成員將表決覺得會議主辦國，表決的方式或是無記名投票，或是舉手表決。

（三）參加全體代表大會

大多數(shù)國際社團的國際會議是由理事會來決定的，但是也有一些國際社團的會議主辦權(quán)要通過全體代表大會才能覺得。理事會的作用只是初選，將數(shù)量比較多的申辦國減少一些。為此申辦國的代表還需要在全體代表大會上向會議代表作陳述報告，最后由全體代表舉手表決，例如申辦2008年的國際養(yǎng)豬協(xié)會的會議主辦權(quán)就是采用這種方式來決定的。

資料整理：伍方會議服務(wù)小燴