伍方會(huì)議服務(wù)會(huì)編制申辦國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的報(bào)告，這個(gè)報(bào)告是全部申辦工作中最重要的工作之一。會(huì)議組織者一定要全面調(diào)研，認(rèn)真編輯，制作出高質(zhì)量的申辦報(bào)告。

一、申辦報(bào)告的主要內(nèi)容

（一）邀請(qǐng)信

邀請(qǐng)信一般是寫給國(guó)際社團(tuán)的主席或理事長(zhǎng)的，信的內(nèi)容大同小異，都是表示歡迎下屆會(huì)議能夠在我們這個(gè)國(guó)家或城市舉辦，保證并提供各種條件，使會(huì)議取得圓滿成功。申辦報(bào)告一般包括幾個(gè)部門的邀請(qǐng)信。

1、必須有以主辦單位負(fù)責(zé)人的名義簽發(fā)的邀請(qǐng)信

2、最好有以主辦單位的上級(jí)主管單位負(fù)責(zé)人名義簽發(fā)的邀請(qǐng)信

3、也應(yīng)該有以會(huì)議舉辦城市市長(zhǎng)的名義簽發(fā)的邀請(qǐng)信

4、以會(huì)議承辦單位負(fù)責(zé)人名義簽發(fā)的邀請(qǐng)信

（二）學(xué)術(shù)內(nèi)容

學(xué)術(shù)內(nèi)容在整個(gè)申辦報(bào)告中占有很大的篇幅，也是申辦報(bào)告中的主要內(nèi)容之一，應(yīng)比較詳細(xì)地接受我國(guó)在該學(xué)科領(lǐng)域里的歷史和目前的發(fā)展水平，初步勾畫出會(huì)議在我國(guó)舉辦時(shí)的學(xué)術(shù)活動(dòng)安排。

1、中國(guó)在學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)的背景

1）中國(guó)在該學(xué)科領(lǐng)域的歷史狀況，何時(shí)起步，有何重大成果

2）中國(guó)在該學(xué)科領(lǐng)域有多少研究機(jī)構(gòu)和多少?gòu)臉I(yè)人員

3）中國(guó)在該學(xué)科領(lǐng)域是否有處于世界領(lǐng)先地位的科研成果

2、擬定的會(huì)議學(xué)術(shù)主題

3、擬定的會(huì)議討論的專業(yè)范圍

4、初步的學(xué)術(shù)計(jì)劃

1）會(huì)議的天數(shù)，其中包括安排幾次全體會(huì)議，安排幾個(gè)平行分組會(huì)議

2）擬邀請(qǐng)的大會(huì)特邀報(bào)告人

3）擬安排多少口頭報(bào)告人，多少?gòu)堎N論文，是否安排會(huì)前會(huì)、其他城市甚至其他國(guó)家的衛(wèi)星會(huì)、培訓(xùn)班、網(wǎng)上的討論等其他會(huì)議的輔助活動(dòng)

（三）中國(guó)的介紹

1、中國(guó)的地理位置、國(guó)土面積、國(guó)家人口和民族數(shù)量的簡(jiǎn)單介紹

2、五千年的文明歷史和燦爛的民族文化

3、政治上，中國(guó)自1978年后的改革開放的政策，促使國(guó)民經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展

4、經(jīng)濟(jì)上，中國(guó)的GNP的年增長(zhǎng)率，外匯儲(chǔ)備不斷增加

5、服務(wù)業(yè)，包括交通、通信、銀行、郵政服務(wù)的快速發(fā)展

（四）主辦城市的介紹，以北京為例

1、北京的地理位置、人口等，是中國(guó)的首都，是中國(guó)的政治、文化、科技、教育中心

2、北京城市的歷史演變過程

3、介紹北京保存的世界著名的文化遺產(chǎn)、名勝古跡

4、北京既是古老的城市，又具有現(xiàn)代化的設(shè)備和面貌，每年吸引幾百萬國(guó)際游客前來訪問

5、北京曾在1990年舉辦過亞運(yùn)會(huì)，1995年舉辦過第4屆婦女大會(huì)，2008年成功舉辦了奧運(yùn)會(huì)，在人力和物力上有相當(dāng)?shù)慕哟芰?/p>

6、提供幾幅北京的照片

（五）大會(huì)會(huì)址的詳細(xì)介紹

1、會(huì)址在城市的位置，距離市中心和機(jī)場(chǎng)的距離，交通是否方便，乘出租車的價(jià)格，是否有公共交通

2、大會(huì)場(chǎng)的最大容量，能否滿足開幕式和大報(bào)告的要求

3、是否有足夠多的分會(huì)場(chǎng)，要求容量相近，位置集中

4、是否有較大的空間，滿足代表的會(huì)間休息

5、是否有足夠的小房間以滿足國(guó)際組織的辦公用房

6、是否能提供主要的會(huì)議所需設(shè)備

7、是否有較大的空間，滿足代表注冊(cè)

8、是否有商務(wù)中心，為代表提供復(fù)印、電子郵件等服務(wù)

9、是否有展廳，能夠滿足會(huì)議附設(shè)的中小型展覽

10、會(huì)議周圍是否有足夠多的不同檔次賓館，可以滿足會(huì)議的需要

11、會(huì)址是否周圍有比較多的餐廳、商店、銀行和康樂中心

12、提供幾幅會(huì)場(chǎng)的照片

（六）賓館的介紹

1、會(huì)議舉辦地賓館的總體介紹

2、會(huì)址周圍步行距離到達(dá)的賓館數(shù)量、檔次、房間和床位數(shù)量

3、會(huì)議主賓館介紹，星級(jí)、房間數(shù)、餐廳、其他服務(wù)設(shè)施、與會(huì)址的距離

4、會(huì)議其他賓館的情況介紹，一般按高、中、低的檔次排序

5、該城市當(dāng)年各檔次賓館的價(jià)格范圍

6、提供各賓館的照片

（七）旅游景點(diǎn)、參觀、購(gòu)物點(diǎn)的介紹

1、當(dāng)?shù)爻鞘新糜钨Y源（以北京為例）

1）名勝古跡：故宮、長(zhǎng)城、十三陵、頤和園、天壇

2）自然風(fēng)景

3）博物館

4）畫廊

2、陪同人員活動(dòng)的去處

1）購(gòu)物中心

2）街道的社區(qū)建設(shè)，居民家

3）托兒所和中小學(xué)

4）有特色的工廠

3、中國(guó)其他著名旅游城市的旅游景點(diǎn)

（八）交通和通訊

1、重點(diǎn)介紹會(huì)議舉辦城市的國(guó)際航線、國(guó)際列車和國(guó)際航運(yùn)，說明外國(guó)代表來此參會(huì)的便捷

2、介紹該城市的市內(nèi)交通狀況，地鐵、公交車、出租車

3、該城市的通訊，國(guó)際電話、傳真、電子郵件等

（九）初步預(yù)算

1、會(huì)議收入

會(huì)議的收入主要來自注冊(cè)費(fèi)的收入，會(huì)議的收入還應(yīng)包括會(huì)議附設(shè)展覽會(huì)的收入、企業(yè)贊助和廣告收入三部分。有的國(guó)際社團(tuán)希望申辦國(guó)的政府也應(yīng)對(duì)會(huì)議資助，用以表示申辦國(guó)政府對(duì)該會(huì)議的重視。

2、會(huì)議支出

1）籌備期間的費(fèi)用，主要是印刷費(fèi)、郵寄費(fèi)和常設(shè)秘書處辦公費(fèi)用

2）接待國(guó)際社團(tuán)有關(guān)人員的現(xiàn)場(chǎng)考察

3）會(huì)議邀請(qǐng)?zhí)匮麍?bào)告人的費(fèi)用

4）學(xué)術(shù)籌備的支出：論文審定、論文印刷

5）會(huì)議期間的支出：會(huì)場(chǎng)和設(shè)備租金、招待會(huì)和宴會(huì)

6）上繳國(guó)際社團(tuán)的金額

3、預(yù)算結(jié)果

應(yīng)將會(huì)議的預(yù)算金額做到收支平衡、略有結(jié)余

（十）組織機(jī)構(gòu)

1、應(yīng)將該國(guó)家所有該領(lǐng)域內(nèi)的世界上有一定影響的認(rèn)識(shí)都列在申辦書中，以顯示國(guó)家的團(tuán)結(jié)

2、可用框圖的形式表示出會(huì)議的組織機(jī)構(gòu)，包括會(huì)議程序委員會(huì)，組織委員會(huì)，秘書處領(lǐng)導(dǎo)下的學(xué)術(shù)部、會(huì)務(wù)部、財(cái)務(wù)部、展覽部等

二、申辦報(bào)告的制作和提交

（一）申辦報(bào)告的制作

作為本世紀(jì)發(fā)展最快的國(guó)家，中國(guó)受到許多國(guó)際社團(tuán)的iqnglai，它們對(duì)于中國(guó)申辦國(guó)際社團(tuán)會(huì)議通常都積極支持的態(tài)度。有的國(guó)際社團(tuán)對(duì)于我們編制的申辦報(bào)告還經(jīng)常會(huì)提出具體的修改意見。

（二）申辦報(bào)告的提交

提交申辦報(bào)告的原則以滿足國(guó)際社團(tuán)的要求為準(zhǔn)。決定一個(gè)國(guó)際社團(tuán)會(huì)議在哪個(gè)國(guó)家舉辦通常采用兩種表決方式：第一種是僅由國(guó)際社團(tuán)的理事會(huì)表決；另一種方式是先由理事會(huì)初選，然后再由全體代表大會(huì)表決。

三、輔助申辦材料

目前在申辦活動(dòng)中以及很少有人使用幻燈片和錄像帶，作為輔助申辦材料主要使用的是光盤。通常光盤由兩部分組成，專業(yè)部分的內(nèi)容和舉辦城市有關(guān)情況的介紹。為了節(jié)省輔助材料的加工制作費(fèi)用，對(duì)于專業(yè)不符的內(nèi)容可以盡量采用已有資料進(jìn)行簡(jiǎn)單的編輯加工，盡量避免再采取現(xiàn)場(chǎng)拍攝收集素材的方式，那樣做既浪費(fèi)資金也耽誤時(shí)間。為了使理事會(huì)成員留下更深刻的印象，一些印制精致的材料也是申辦活動(dòng)中的重要輔助材料，當(dāng)然這些材料都可以向有關(guān)的會(huì)議中心、賓館以及旅行社免費(fèi)索取，伍方會(huì)議服務(wù)每年都會(huì)制作新的宣傳材料。

資料整理：小燴