與會人員的確定是非常關鍵的，多了給會議服務成本造成不必要的消費，少了又達不到會議服務效果。所以，伍方會議服務在確定與會人員時，最重要的原則是選擇適當少數的人。但是往往很難做到，因為總是有人覺得自己應該參加會議，但是卻不能為會議有所貢獻，或是從會議得到什么。有的人雖應該參加會議，但是他們卻覺得無法為會議有所貢獻。確定參加會議人選要先想想正在計劃中的會議是屬于哪一種類型。如果它是一個提供信息的會議，那么與會者應是那些需要知道這個會議所提供的信息的人，加果這個會議是解決問題的會議，就需要那些可以提供知識經驗的、影響會議決定的人，以及那些愿息為這個問題的解決做出貢獻的人來參加。

通常，伍方會議服務在決定與會的人選時要遵循以下兩個原則：

1.選擇對實現會議目標有潛在貢獻的人

 會議既然是以目標的實現為導向，因此在決定與會者人選時應優(yōu)先考慮的是，邀請對實現會議目標有潛在貢獻的人參與。例如慶典、紀念會等隆重會議邀請相關的上級領導參加，以顯示會議的里要性。

2.選擇因參與會議能夠獲得益處的人

現代會議服務業(yè)中，邀請參會人員是非常重要的工作特別是在商業(yè)性會議中，因此對于選擇邀請參會人員時，要考慮那些可以通過會議獲得各方面益處的相關人員，當然在會議議題設置中應該考慮不同與會者對會議益處的預期。 

需要特別留意的是，與會者人數不宜太多。理由有3個：

①會議的成本非常昂貴，因此沒有必要出席或列席的人士，盡量不要讓他們參加。

②會議人員越多，會議的效率可能越低會議控制越難。

③隨著與會者人數的增加溝通將趨于困難。

這一重要原則一定要把握好，以免讓會議達不到最佳的會議服務效果。

資料整理：旭芳