這個(gè)
大型國(guó)際會(huì)議和展覽的日程時(shí)間表改編自一個(gè)項(xiàng)目管理的模板結(jié)合我們長(zhǎng)期的辦會(huì)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)出來的，一般大型會(huì)議準(zhǔn)備期為18個(gè)月左右，具體要看會(huì)議的主題和各個(gè)子項(xiàng)目的繁瑣程度。
17-18個(gè)月倒計(jì)時(shí)
* 設(shè)定目標(biāo)，會(huì)議/展覽的日期、地點(diǎn)、主題以及形式。
* 進(jìn)行實(shí)地考察。
* 設(shè)定初步預(yù)算。
* 選擇貨運(yùn)公司。
* 商談酒店房?jī)r(jià)及租用時(shí)間，簽訂酒店合同。
* 與航空公司商談機(jī)票事宜。
* 選擇地陪公司。
* 選擇公務(wù)車租賃公司。
* 收集參展商名錄。
* 設(shè)定注冊(cè)費(fèi)用及政策。
* 定義促銷戰(zhàn)略。
* 準(zhǔn)備展會(huì)的第一稿日程通知及新聞通稿。
16個(gè)月倒計(jì)時(shí)
* 安排保險(xiǎn)責(zé)任范圍。
* 設(shè)計(jì)會(huì)標(biāo)及平面主題。
* 挑選展會(huì)服務(wù)承包商。
* 確定展覽場(chǎng)地租金。
* 制定展會(huì)建筑平面圖。
14-15個(gè)月倒計(jì)時(shí)
* 邀請(qǐng)并確定關(guān)鍵演講者。
* 確定初步餐飲需求。
* 商談菜單及價(jià)格。
* 如果需要的話，選擇翻譯設(shè)備。
* 如果需要的話，發(fā)送出第一份參展商促銷信息。
* 調(diào)整展會(huì)建筑平面圖（繼續(xù)之前的工作）。
* 準(zhǔn)備第一份會(huì)議聲明及促銷材料，并發(fā)送給可能與會(huì)的參展者。
13個(gè)月倒計(jì)時(shí)
* 了解演講者在音頻及視頻上的需求。
6-7個(gè)月倒計(jì)時(shí)
* 準(zhǔn)備第二份促銷單，并發(fā)送給意向客戶。
* 開始制作登記表格。
4-5個(gè)月倒計(jì)時(shí)
* 準(zhǔn)備第三份促銷單，并發(fā)送給意向客戶。
* 調(diào)整預(yù)算。
* 確認(rèn)音頻視頻及翻譯設(shè)備。
* 分配演講者的發(fā)言地點(diǎn)及時(shí)間。
2-3個(gè)月倒計(jì)時(shí)
* 調(diào)整預(yù)算。
* 在當(dāng)?shù)亟y行賬戶。
* 完成會(huì)議時(shí)間表和房間分配。
* 選擇并與音頻視頻設(shè)備供應(yīng)商簽約。
* 制作并寄出參展商服務(wù)指南，包括音頻視頻申請(qǐng)表格。
* 敲定餐飲時(shí)間表。
* 如果需要的話，最后確定的翻譯人員和設(shè)備。
* 確定會(huì)場(chǎng)的人手需求。
* 確定安全需求。
* 訂購會(huì)場(chǎng)所需的辦公及通訊設(shè)備。
* 訂購標(biāo)牌。
* 編輯參展商名錄。
* 在會(huì)場(chǎng)安裝登記所需的計(jì)算機(jī)。
* 與酒店一同檢查流程及賬務(wù)相關(guān)的活動(dòng)
1個(gè)月到6周倒計(jì)時(shí)
* 打印會(huì)議指南。
* 打印工作手冊(cè)。
* 向酒店遞交每日日程。
* 制作名牌及門票。
開會(huì)前3周到會(huì)議當(dāng)日
* 搭建現(xiàn)場(chǎng)辦公室。
* 包裝并存放會(huì)議材料。
* 準(zhǔn)備注冊(cè)信息包。
* 最后確認(rèn)餐飲安排。
* 進(jìn)行會(huì)前現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備。
* 現(xiàn)場(chǎng)管理會(huì)議。
會(huì)后
* 包裝并存放材料。
* 財(cái)務(wù)核對(duì)。
* 評(píng)估執(zhí)行情況。
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