是什么讓某次會議顯得與眾不同？并非錢花得越多越好，關(guān)鍵是它給與會者留下了多少真正值得回憶的體驗。

　　許多成功的會議都不遺余力地營造一個總主題，并通過標(biāo)志、活動、演講者等途徑予以體現(xiàn)且不斷強(qiáng)化，試圖給與會者留下一個貫穿會議始終的整體感受。

　　為什么不更進(jìn)一步，把會議的內(nèi)容和情緒融入你事先策劃好的精彩瞬間，從而使與會者記憶更為深刻？充分利用嗅覺、味覺、聽覺、視覺，甚至“觸覺”的體驗，讓與會者把你希望通過此次會議傳達(dá)的信息帶回家去。這樣，與會者就更有可能向他人大聲贊揚(yáng)你的會議。

　　評估感官體驗

　　為了讓會議達(dá)到最佳效果，你應(yīng)該對曝光給與會者而形成的一切“影像”來一次“檢查”，包括開會之前發(fā)出的通知郵件及聯(lián)系人信息、會議本身，以及會后的各種強(qiáng)化信息等。

　　競選活動中的“助選人員”常常會把活動的所有細(xì)節(jié)都事先演練一遍，看看是否有可能失誤的地方（無論是濕滑的臺階還是照相的背景）。會議策劃方及負(fù)責(zé)人也應(yīng)該像他們那樣，在自己的頭腦中想象與會者可能會碰到的各種細(xì)節(jié)問題。

　　為了達(dá)到最佳的視覺效果，你應(yīng)該向酒店及其會議中心的員工，索要酒店在不同場合下所使用的顏色及圖案的照片，比如休息、就餐、會議等等。你要實地考察并記錄下這些顏色及圖案的各種組合方案，使會議的主題顏色和圖像能夠與它們相符甚至互補(bǔ)。

　　為了確保噪音不會打擾與會者的情緒，你應(yīng)該向會議舉辦地的員工詢問哪里的背景噪音可能最大。這些噪音可能來自酒店自有音樂、其他會議、機(jī)器設(shè)備、備餐或者是酒店之外。

　　同時，不要忘了與會者感官方面的其他問題，如：廚房和備餐區(qū)的氣味會飄向哪里？走道鋪有地毯嗎？地毯的舒適度如何，是厚的還是薄的？會議舉辦地的標(biāo)志夠大嗎？容易理解嗎？會議室的座椅感覺如何？有沒有足夠多的舒適區(qū)域讓人們在會議活動之間休息和聊天？會議室白天的自然光線如何（自然光線充足有利于提高與會者的情緒）？

　　劃分感官體驗

　　如果與會者坐飛機(jī)來參加會議，你要事先驅(qū)車沿著他們從離開機(jī)場到會議結(jié)束回到機(jī)場的路走一遭，注意觀察他們在逗留期間可能感受到的各種讓人欣喜（或是噩夢般）的經(jīng)歷。

　　借鑒一下廣告公司創(chuàng)作電視廣告時使用的情節(jié)串連圖板，是一個相當(dāng)不錯的主意。把會議的“情節(jié)”，即與會者的不同經(jīng)歷，按照會前、會中、會后的三部曲結(jié)構(gòu)描繪出來。

　　接著，按照會議的前后順序，對與會者的每次體驗進(jìn)行簡短的描述，并且標(biāo)明這是一次怎樣的體驗，是積極的、消極的，還是中性的體驗。

　　例如，一次積極的體驗可以是：在會議的開幕晚會上抓拍與會者的照片，貼在帶有會議主題的告示板上；還可以用釣魚線穿起來，懸掛在第二天早上用餐的自助餐廳內(nèi)，作為紀(jì)念品讓與會者帶走。

　　一次消極的體驗可能是：與會者必須走過會議室之間長長的走道。

　　中性的體驗可能是：那些按照傳統(tǒng)的方式裝飾的酒店客房。

　　多重感官體驗

　　寫下與會者可能看到、聽到、聞到、嘗到或接觸到的任何事物。想一想：每次體驗?zāi)隳芗尤攵嗌俜N感覺，才給與會者留下更為積極的印象？

　　嘗試著創(chuàng)造一些“低技術(shù)含量”的感覺體驗，例如鼓勵與會者更多的互相接觸，增加與會者通過握手或互報姓名進(jìn)行介紹的機(jī)會。

　　20世紀(jì)90年代末曾經(jīng)做過這樣一個實驗：二組人參加了同樣的公開活動，不同的只是其中一組人在3個小時的活動中有過2次“安全”接觸（握手、搭手等）。與“沒有接觸”的小組相比，有過“接觸”的小組認(rèn)為活動主辦方的工作人員更加能干、服務(wù)周到且外表出眾。

　　也可以嘗試一些稍帶技術(shù)含量的感覺體驗。例如給會議室各個場所注入的香味，要與演講者和會議主題保持一致?；蛘咴谖绮颓伴L達(dá)40分鐘的重要發(fā)言過程中，逐漸將香味從檸檬過渡到橙子然后再到防曬露的味道。發(fā)放的講義也可以帶有淡淡的香味，與會議的基調(diào)相匹配。當(dāng)今的科技可以做到加入清新、放松或振奮的香味，不會令人產(chǎn)生過敏反應(yīng)。

　　會議的策劃人和負(fù)責(zé)人應(yīng)該將其會議看作是一臺戲劇，他們必須考慮看戲的人在醒著的每一秒鐘所感受到的各種經(jīng)歷。這樣做的好處是，你可以在不增加成本的情況下，僅對計劃稍做調(diào)整就能夠給與會者帶來更多的積極體驗。

　　應(yīng)對消極體驗

　　對于會議室之間的長長的、沉悶的走道，或者類似的“消極”體驗，你可以采取相應(yīng)方式激發(fā)與會者的興趣和熱情，比如在墻壁上粘貼相互關(guān)聯(lián)的信息。

　　在去餐廳的過道上，可以讓大家猜一猜是誰獲得了大獎，或者誰是晚宴上的特別嘉賓。如果是從會議室到貿(mào)易展示區(qū)的路上，指示牌上可以出一些由參展商贊助的知識競賽題，答對的與會者則可以參加抽獎，等等。這樣，走在長長的走道上，感到很快就走完了。

　　在會議開始前，可以向潛在與會者寄出一系列明信片（隨著會議的臨近，寄送的頻率也越來越頻繁），提醒他們參加這次會議的原因，并促使他們早點(diǎn)報名。

　　例如，如果會議的舉辦地是一個陽光明媚的地方，那么寄出的明信片可以是在藍(lán)天白云、陽光海灘的背景圖片上，寫下讓與會者準(zhǔn)備好接受陽光的熱情擁抱等文字?？ㄆ线€可以加入椰油防曬露的味道。同時發(fā)送相關(guān)主題的電子郵件，讓與會者訪問你的網(wǎng)站預(yù)覽會議的內(nèi)容。