你一定迫不及待地想知道：究竟是什么原因讓大多數(shù)會議無法取得預(yù)想的效果？這正是我們首先需要弄明白的問題。只有找出那些影響會議效率的敵人們，才可以尋找方法逐個消滅它們。
“一言堂”
“一個人說、很多人聽”的會議是典型的一言堂。領(lǐng)導(dǎo)在主席臺上夸夸其談，臺下坐著沉默的聽眾——這樣的場景你一定不陌生。這樣的會議更像做報告，完全沒有團(tuán)隊成員之間的交流。當(dāng)我們只能聽到一種聲音和觀點的時候，會議的意義就要大打折扣。會議不正是為了集思廣益，聽取眾人的意見嗎？如果會議只是為了召集大家聽一個人說話，何不讓他寫一份書面的文件，然后發(fā)送給每個人，豈不更高效？
“一言堂”式的會議讓組織內(nèi)充滿了官僚氣息，無法充分地發(fā)揮每一位團(tuán)隊成員的智慧，無法充分調(diào)動大家的積極性、主動性和創(chuàng)造性。因為一言堂意味著“一人指揮、眾人聽令”的組織行為方式，它封閉了員工與管理者的溝通渠道。這樣的機制更不可能孕育出自動自發(fā)的員工。
主題不明確
很多時候，會議的發(fā)起者并沒有想清楚“為什么要開會”，他只是模糊地認(rèn)為，有些事情需要大家聚到一起商量一下，而對于會議的主題、目的則缺少認(rèn)真地思考。他們經(jīng)常說：“既然大家都在，就看看我們應(yīng)該首先討論什么問題？”參會者更是丈二和尚摸不著頭腦，在會議室耽誤大半天的時間，卻不知道會議究竟是做什么！
主題不明確的第二種表現(xiàn)是會議總是游離主題，無法緊密圍繞既定的主題展開會議。這種現(xiàn)象就是我們常說的“跑題”。跑題現(xiàn)象是導(dǎo)致會議時間延長的重要原因。幾乎所有人都對這一點感同身受而且深惡痛絕。當(dāng)會議由一個主題變成多個主題的時候，大家時間和精力就被瓦解在零散的討論中，而會議的真正目的卻沒有達(dá)成。
缺乏具體議程
議程是會議進(jìn)行的程序。議程在會議開始之前就規(guī)定了會議依照什么程序進(jìn)行，先討論什么，后討論什么。在議程的提示下，會議就可以按部就班、有條不紊地進(jìn)行，不會出現(xiàn)顛倒順序、重復(fù)內(nèi)容、隨意插接等不良現(xiàn)象。而缺乏具體的議程，或者議程不合適，就有可能出現(xiàn)混亂的情況——參會者覺得會開得沒頭沒腦，會議組織者也可能會遭遇不知所措的尷尬，想不起下一步該做什么。
選擇錯誤的與會者
正確而聰明地選擇參會者是高效率會議的必備因素之一。很多會議邀請了無關(guān)緊要的人，卻忽略了重要人物，尤其是決策者。如果決策者不在會議現(xiàn)場，會議就有必要取消，因為即使召開了，也無法取得成效。如果同時邀請兩個對立部門參加會議，很可能會激化兩者之間的矛盾。如果邀請兩個觀點迥異卻又不輕易妥協(xié)的人參加會議，就有可能令會議無果而終。
參會人數(shù)的多與寡也直接影響著會議的成效。參會人數(shù)過多，不僅增加會議成本，而且增加會議組織過程的難度，不利于達(dá)成較為一致的會議結(jié)果。
議而不決
會議的成果是形成決定、決策。決策需要擁有決策權(quán)的人才能做出。如果一場會議的過程無懈可擊，獲得普遍認(rèn)同的意見、做法、行為等已經(jīng)形成，卻因為決策者的不在場而無法做出決策。人們離開了會議室，一切依然如故，因為缺乏正式的決定，誰也不敢輕舉妄動。這樣的會議結(jié)果令人惋惜。
規(guī)則不清晰
所謂會議規(guī)則，就是會議展開過程中遵循的約定、規(guī)定。例如，參會者發(fā)言的順序是隨機的，還是按照座次輪流，抑或是遵循事先商定的順序？參會者需不需要分組？陳述意見的方式是口頭還是書面，是公開還是匿名？……這些規(guī)則構(gòu)成了團(tuán)隊的交流機制，如果它們不存在，那么，會議將變得一團(tuán)糟。就像不存在足球規(guī)則就不可能踢好足球比賽一樣。當(dāng)會議主持人宣布“討論”的時候，大家面面相覷，誰也不愿意先說話，會場一片沉默——這就是缺乏會議規(guī)則的原因。
引導(dǎo)不得當(dāng)
抱怨、牢騷、爭吵、人身攻擊……這些都是我們極不愿意在會議上發(fā)生的事情，可現(xiàn)實卻不盡如人意——總是有為數(shù)不少的會議變成了組織內(nèi)部矛盾的源頭。釀成這種悲劇的重要原因是主持人缺乏正確的會議引導(dǎo)的能力。會議引導(dǎo)者必須設(shè)法帶領(lǐng)大家奔向最終的會議目的，而不是踟躕于半路；或者在無關(guān)緊要的事情上耿耿于懷；或者在某一矛盾上過分計較，導(dǎo)致矛盾擴大化；等等。引導(dǎo)者的作用就是指引大家用最小的代價、高效地達(dá)成會議目的。然而，不稱職的會議引導(dǎo)者比比皆是，他們?nèi)狈?jīng)驗，控場能力不足，引導(dǎo)技巧匱乏。更糟糕的是，他們普遍缺乏正確引導(dǎo)會議的意識。
短話長說
有些人在表述觀點時習(xí)慣性地做很長的鋪墊，說很多客套話；有些人并沒有自己的主張，只是換一種說法重復(fù)別人的觀點；有些人用很多的時間論述一個簡單的觀點，而這個觀點毫無新意，甚至與會議主題并沒有十分緊密的關(guān)聯(lián)性；有些人夸夸其談卻不知所云；有些人拐彎抹角地表達(dá)自己的看法，含糊其辭，令人費解……這些情況大大降低了會議的效率。明明是簡單的道理，本可以三言兩語說清楚的事情，卻濃墨重彩、大肆渲染，這不就是浪費時間嗎？
會后缺失跟進(jìn)
會議形成的決策落實了嗎？這恐怕是所有參會者最為失望的問題。事實上，會議成果能夠得到百分之十的貫徹執(zhí)行并且富有成效，就已經(jīng)令人慶幸。從思想到行動的距離，總是那么漫長。人們走出會議室，就已經(jīng)將會議內(nèi)容忘記了大半，執(zhí)行一小部分，取得成果的又是一小部分，最后我們無奈地發(fā)現(xiàn)，召開會議對實際工作并沒有什么意義。這就是我們對會議失望的最重要原因。
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