會議總結(jié)
一、會議前準(zhǔn)備
1、 一般會議在第一輪只是提交一個意向說明到指定的郵箱，而且在第一輪中會大致通知重要的時間點(diǎn)，提交論文時間、論文意見時間、報到時間等。
2、 按時間安排提交abstract以及會議指定格式的注冊信息。
3、 第二輪一般比較重要，一般已經(jīng)得知論文是否被接收，但此時仍有時機(jī)提交論文，此時會議的相關(guān)安排會更加具體，包括開會地點(diǎn)，大致日程安排以及費(fèi)用住宿等。這里要特別注意會務(wù)費(fèi)竟包括那些費(fèi)用，包不包括住宿以及早中晚餐。
4、 第二輪后一般會接到論文錄用通知及邀請函，通常首先會得到電子版的邀請函，由大會主席簽名并掃描的圖片文件。但一般國際會議辦簽證時通常都要求紙介的邀請函，此時應(yīng)立刻要求郵寄紙介邀請函，以防耽誤簽證時間。
5、 預(yù)定機(jī)票，一般這個時候預(yù)定能夠便宜，可能會需要護(hù)照號，沒關(guān)系，和他們說，他們會允許你辦好后再提供。
6、 辦理護(hù)照及簽證，受到邀請函就應(yīng)立刻辦理護(hù)照及簽證（當(dāng)然在收到前最好自己就有護(hù)照，以便節(jié)約）。 先說護(hù)照，比較好辦，只要到公安廳的出入境管理處辦理即可，辦理時需要帶身份證、戶口簿，其他的并不需要。辦理時填寫申請表都是關(guān)于自身信息的一些內(nèi)容很好填，這里要說的是一般最好辦理因私護(hù)照，因?yàn)檗k理因公護(hù)照手續(xù)很繁瑣，還需要單位證明什么的，而且就會議來說都是一樣的，簽證時不會遇到任何問題。目前護(hù)照有效期10年。辦理時通常都會在當(dāng)?shù)卣覀€護(hù)照像20-40元，沒辦法強(qiáng)買強(qiáng)賣：）。一般加急辦理大約15天能收到護(hù)照，辦理很方便，限制很少。 辦簽證比較費(fèi)勁，會議通常辦C3簽證，一般需要到那個國家大使館網(wǎng)站查詢需要那些申請材料。一般需要準(zhǔn)備以下東西（當(dāng)然國家不同要求內(nèi)容不同） 1.護(hù)照原件及護(hù)照照片頁面 復(fù)印件1 份 2. 簽證申請表1張（需貼照片） 3. 身份證原件和復(fù)印件 4. 個人簡歷 （個人的基本信息，Education，Experience， Resent Selected Publications， Research Projects等） 5. 在職證明(需含有在職期間，負(fù)責(zé)部門等內(nèi)容并蓋有公司公章) 6. 營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件 7. 戶口本原件及復(fù)印件 （戶口在外地時需要暫住證 ） 8. 邀請函原件辦理時間一般為10天，費(fèi)用大約為一人200元。多人簽證通常只讓進(jìn)一個人統(tǒng)一辦理。護(hù)照加簽證加一起最少就得25天所以通常得抓緊。 7、 在參加國際會議時通常最好提前一個月預(yù)定房間，要不可能會定不上，最好當(dāng)然是國際連鎖的大hotel，實(shí)在不行就住motel，便宜，一般不用提前訂，但就怕離會場遠(yuǎn)，或者到時候沒有位置。建議還是hotel。 8、 最后一輪通知，通常有詳細(xì)的會議安排，每天什么時間段誰作報告，主持人是誰，都有詳細(xì)介紹，并且有機(jī)場交通圖，會場交通圖等。這頁內(nèi)容一定要打印出來，標(biāo)出重點(diǎn)，拿個活頁夾子弄好，出國放在行李的外袋，以便隨時拿出翻閱。
二、 出發(fā)前準(zhǔn)備物品
1、 最重要的當(dāng)然是PPT了，PPT一定不要用太花哨的背景，要用大量的數(shù)據(jù)及圖示說明，不要有太多的文字。還有就是海報一般一頁的內(nèi)容把重要的圖表列在上面，重點(diǎn)說結(jié)果，原因少寫，最前面是研究內(nèi)容的概要，有點(diǎn)像會議摘要的內(nèi)容，只是加了具體數(shù)據(jù)而已，左上角要有組織標(biāo)志，在國內(nèi)打印，拿卷筒帶去。
2、 當(dāng)?shù)亟鼛兹盏臍夂?、?dāng)?shù)氐膰铡欤匾拿麆?、購物街、特色食品，還有就是最重要的匯率，一般只需要知道當(dāng)?shù)氐囊粋€單位等于多少整數(shù)的人民幣即可，最好忘多算不要往少算。并且查好當(dāng)?shù)氐幕锸?、住宿?biāo)準(zhǔn)以及可以報銷的標(biāo)準(zhǔn)。
3、 毛巾，牙膏，牙刷，這兩樣用酒店的不舒服，最好自己準(zhǔn)備，方便面或者餅干一到兩包，口香糖，剃須刀，西服，領(lǐng)帶，襯衣（兩天一件）。
4、 小的筆記本電腦，相機(jī)/手機(jī)，以及相關(guān)電池存儲卡，充電器，以及當(dāng)?shù)氐臉?biāo)準(zhǔn)電源插頭（但高級酒店一般能為客戶提供）
5、 護(hù)照，機(jī)票一定要放在包的外側(cè)且安全的地方，并且時刻記得用完即放回原處。
6、 外匯兌換，一般可以到當(dāng)?shù)氐闹袊y行兌換。如果換成美鈔也可以在當(dāng)?shù)卦贀Q成當(dāng)?shù)氐腻X，這里需要注意牌價分好幾種，一定要看清哦，而且周六、周日不換，因?yàn)闆]牌價。
三、 參加會議
1、 入住酒店，先問好退房時間，上網(wǎng)費(fèi)用，早餐是否包括，然后拿到門卡，一定放在西服的上外口袋里以便隨時拿。并且實(shí)際考察一下到會場的路線，算好時間，做到心中有數(shù)。
2、 會議報到的次序，報到，填寫報到信息，交會務(wù)費(fèi)，拿發(fā)票，領(lǐng)會議日程表，摘要集胸卡，其他安排，一定按照這個安排來，一樣不能少。
3、 會議期間盡量多參加活動這是結(jié)交朋友的好時機(jī)，特別是歡迎晚宴及歡送晚宴，而且要準(zhǔn)備一套自我介紹的套話。
4、 發(fā)言當(dāng)天的早上或中午提前20分鐘到場，把PPT拷到會議電腦中。
5、 會議過程中照相要盡量小心及隱蔽，以防找到別國專家的非議，并且盡量做到中間靠前，實(shí)在不行坐在其他的投影前也可。會議過程中也盡量和會議的字幕照張相，以便以后回憶。
6、 在整個會議過程當(dāng)中的一切花銷一定要索要發(fā)票，包括各種食品，交通，住宿，只要交錢的地方就一定要發(fā)票， 一手交票一手給錢。四、 返程
1、 回來時核實(shí)所帶日用品是否齊全，相機(jī)、手機(jī)、電腦、是否放好，會議所發(fā)的東西是否帶齊。
2、 各種發(fā)票統(tǒng)一裝袋，保存好。
3、 機(jī)票、護(hù)照、簽證放在外袋。
4、 能減少包的個數(shù)就減少，盡量合并，便于管理。
5、 盡量提前2小時到機(jī)場，一來放心，二來可以買些免稅的東西，有退稅的到機(jī)場海關(guān)退稅，海關(guān)一般讓帶2瓶酒，兩條煙，但一般超一倍也不會說，關(guān)鍵是要在托運(yùn)的行李里。
五、 報銷對公報銷通常只能報銷會務(wù)費(fèi)，交通費(fèi)，住宿費(fèi)，伙食費(fèi)一般只能按國家標(biāo)準(zhǔn)每天給報多少錢，超出部分只能在自己花銷，多余部分歸個人，并且通常每人都有一個出差補(bǔ)助可以一起領(lǐng)。算賬的時候，雖然當(dāng)時是花的當(dāng)?shù)刎泿呕蛎涝?，但最后結(jié)賬時每筆都應(yīng)換算人民幣來算，和起來一共花了多少人民幣，這樣清晰，不容易亂。
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