杭州伍方會議整合 提到會議場景學，并不是為了趕潮流，而是杭州乃至中國的會議于會議市場已經(jīng)發(fā)展到了需要關注這個問題的時候了。

　　有人會納悶兒，目前在杭州連“會議學”或者“會議運營管理學”都還沒弄出來，怎么又開始弄“會議場景學”了呢?很多人的疑惑其實沒有錯，但是在系統(tǒng)的學說成型前，對行業(yè)的熱詞進行關注和了解總是好的。

　　做會議的朋友經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)這樣的問題：

　　有專業(yè)會議中心、會議酒店、度假村，還有各種特色的場地等，怎么選擇適合于自己會議活動的最佳場所?

　　我們參加別人的會議活動，也會跟著人家一起流眼淚，雖然我們并沒有想那么做。有的人會把會議活動與場地及其布置結合得那么好，我怎么就做不到?

　　誰都參加過很多會，不同的會議現(xiàn)場都會給你帶來不同的感受，這種感受可能叫你興奮，你愿意積極參與進去，但也可能讓你覺得不舒服，你想逃走，或者在無法逃走的情況下躲在一個角落里磨時間?

　　u 花了很多錢租了個高大上的會場，怎么還有人在后面睡覺?

　　u 投影儀、LED以及音響怎么選?面對模模糊糊的屏幕以及含混不清的音響，你的感覺會很爽嗎?

　　u 有人在會議里面添加演出環(huán)節(jié)，可以提升參與者的興奮度，我的會議能不能加?為什么?

　　u 根據(jù)你的會議目標，營造什么樣的參會者情緒才能達到最好的效果?

　　u 酒會與頒獎儀式該如何營造氣氛?舞臺及現(xiàn)場設計、演出及節(jié)目編排以及主持人、視頻、抽獎等等有多少講究?

　　u 會議內(nèi)容除了演講人之外還有多少種表達方式，而這些方式可以使內(nèi)容的傳遞更加生動而有效?

　　u 不同的會議活動設計對于會議價值的凸顯以及會議目標的實現(xiàn)有何意義?

　　u 會議現(xiàn)場的程序設計有何竅門，以讓參與者感覺很舒服?

　　u 技術手段、交互體驗、AV、VR等應用，錢花在哪兒更有用?

　　u 會前、會中的各做預熱和鋪墊對于拉升與會者現(xiàn)場體驗效果有幫助嗎?

　　在我看來，這些問題都屬于會議場景學需要討論的范疇。

　　什么是會議場景學(meetings scenarios，scenarios-based meetings and events)呢?

　　“場景”應該被拆分為“場”和“景”兩個字——“場”就是場地、現(xiàn)場，就是會議及活動發(fā)生的地方;“景”就是景象，眼睛所見之物，就是會議及活動的設計、布置、安排、呈現(xiàn)等。會議場景學就是研究人們在不同會議及活動場景中的情緒變化及其與會議效果之間關系運行規(guī)律的學科。

　　會議場景學研究的實際上是人們在會議現(xiàn)場的各種體驗，所以會議場景學也是會議體驗學的一個組成部分。我認為，會議體驗學的范圍應該更廣些，它不僅包括會議的現(xiàn)場體驗，還應該包括會議運營管理及服務的其他很多環(huán)節(jié)，比如會前的注冊、參與、互動、信息分享等，會后的評價、互動、跟蹤、服務以及旅游體驗等一系列問題。

　　會議場景學、會議體驗學，與心理學交叉，只不過這里研究的是人們在會議參與過程中心理變化的規(guī)律，并讓這些規(guī)律為會議活動所用。

　　這個理論體系的基礎倒是不難理解，一來是因為人類作為社會性動物，面對面的交流對社會經(jīng)濟良性高效的運作具有重要意義;二來人們置身于不同的會議場景之中，情緒會發(fā)生不同的變化，或激動，或壓抑;或積極，或消沉;或興奮，或悲傷等，而這種情緒不僅不受主觀控制，還會相互傳染。會議活動是否成功，會議價值——學習、討論、觀點分享、社交、業(yè)務、激勵等能否實現(xiàn)，跟現(xiàn)場人們情緒的激發(fā)與調(diào)動，以及情緒的共鳴程度等直接相關。

　　我們這里并不想討論更多的理論問題，因為要想讓經(jīng)驗和設想變成一門系統(tǒng)的學說，需要做大量的研究和實證分析，我在這里只想談一談會議場景學在會議策劃、運營管理及服務中應用的一些思考。

　　會議場景中哪些因素會對人們的情緒產(chǎn)生影響呢?

　　第一是選址。包括選擇大的會議及活動場所，以及具體的舉辦空間。人們從看見會議建筑物的第一眼起，就開始逐步建立起對這個場所的認識，之后開始對其周邊環(huán)境、外觀設計、內(nèi)部結構及風格、會議流線以及具體的會議活動空間等產(chǎn)生一系列情緒上的反應;

　　第二是場地內(nèi)外的布置與安排。如果第一個問題是與設施供應方有關的話，那么第二個問題則主要是組織方的事情了。對于會議參與者而言，由外而內(nèi)的順序場景應該是：

　　u 廣場或者建筑物入口處——第一印象：歡迎牌、成體系的VI設計體現(xiàn);

　　u 注冊空間：引導、設計、布置、流程及安排;

　　u 酒店入?。毫鞒?、效率等;

　　u 會場外側空間：設計、布置、安排以及展示、互動、茶歇、交流等;

　　u 會場內(nèi)部空間：入口控制、入位引導、現(xiàn)場整體設計與布置、空間與實際與會人數(shù)的比例關系、臺型布置及其與會議主要訴求的關系、出入口設置、色彩基調(diào)、舞臺美術與設計、LED或投影儀效果、音響效果、燈光效果、溫度、氧氣含量、密閉性等;

　　u 內(nèi)容呈現(xiàn)與流程：主持人、演講人、嘉賓專業(yè)能力及現(xiàn)場表現(xiàn)能力，流程設計與時間控制、視頻、PPT設計與制作、演出、互動、會議服務及常規(guī)服務效果等。

　　u 技術、互動、視聽、娛樂、養(yǎng)生等體驗。

　　那么，不同的會議活動類型對于場景的要求有何不同呢?

　　這里需要說明的是，由消費水平提高而帶動的會獎活動體驗訴求的提升是一個必然的發(fā)展趨勢，即便是一個常規(guī)的會議，人們對于會場、燈光、視聽設施及其效果的要求也在不斷提高——只是為了開會而開會的“任務會議時代”正在變?nèi)醪⒆呦蚪K結。

　　我們可以根據(jù)會議與場景之間關系緊密程度的不同，將會議及活動由低到高分為五個等級：

　　第一是普通會議(ordinary meetings)。這類會議及活動的特點是：規(guī)模小——幾十人以內(nèi);頻率高——工作區(qū)內(nèi)、會議市場上很常見;花費低——沒有支出或者很少支出;訴求不高——組織方對此類會議沒有過高的訴求，完成任務即可。這些會議包括：工作會議、培訓會議、討論會、分享會、總結會等。需要指出的是，人們長期以來形成的對這類會議的場景要求不高的思維定式是需要改變的，一成不變的環(huán)境、臺型、流程、內(nèi)容傳遞方式等，對于參會者而言極易產(chǎn)生疲勞感，進而影響會議目標的達成。會議場景學也適合于這類會議。

　　第二是儀式性會議(ceremony meetings)。政府舉辦的國家級、國際級會議及活動就屬于這一類。其特點是：會場設計與布置大氣而嚴肅，氣氛莊重，會議的流程與內(nèi)容程式化;臺型設計較簡單——要么是高高在上的舞臺，凸顯領導人的權威性;要么是圓桌式，凸顯參與者的平等性等。會議要的就是這種儀式感。除了政府的高端會議需要這樣的場景之外，少數(shù)企業(yè)的董事會、商務洽談等也會用得到。先進的科技手段可以用，但時尚炫彩的設計與布置就算了。

　　第三是正式會議(formal meetings)。

　　正式會議主要指的是專業(yè)性、群體性或者主題性的會議、論壇、年會及活動，人數(shù)可多可少——從幾十人到數(shù)百人、千人、上萬人等，這類會議對于場景要求相對比較高，也比較系統(tǒng)，需要認真研究并出具場景方案。

　　第四是社交性會議及活動(social meetings and events)。

　　想讓人們交流、互動很積極、很融洽，就得有理想的場景設計。這類會議及活動不僅對于選址、選場地要求很高，現(xiàn)場氣氛的營造、設計與布置、流程安排、燈光與視聽、節(jié)目設計等需要達到較高的水準。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，會議的社交價值愈發(fā)凸顯。

　　第五是體驗性會議及活動(experiential meetings and events)。

　　會議及活動雖然都具有體驗性，但對于體驗需求的程度會有所差異¬——有些會議及活動只有與特殊的場景直接關聯(lián)在一起，才能最佳化地實現(xiàn)會議目標。我們也可以將這類會議及活動歸類為“強體驗性”會議及活動。主要包括：晚會、酒會、頒獎典禮、慶典;新品發(fā)布會;特別的年會;現(xiàn)場會、觀摩會等。特殊情緒的激發(fā)在此顯得特別重要：激動、興奮、熱愛、同情、悲傷等。這個時候，會議體驗將達到最高等級，場景的策劃、設計、布置與安排也將達到最大化。

　　每一個聚會，都會有不同的場景;一個會議辦好了，也可以理解為會議場景方面的工作對頭了。場景是會議組織方與會議參會者相互連接的最佳橋梁。我們的責任是，找到其中的規(guī)律，以獲得最佳會議效果。

　　杭州伍方會議服務有限公司成立于2012年3月8日是一家多元化，按現(xiàn)代化服務理念組建的一家專業(yè)會議服務有限公司。專門承接政府及企業(yè)的工作年會、研討會、經(jīng)銷商會、產(chǎn)品推廣、新聞發(fā)布會、培訓會、銷售獎勵、交流學習等各種會議;專業(yè)提供會議會展策劃、組織接待、酒店客房預訂、票務代理、旅游咨詢、活動慶典、租賃服務、公關活動、禮儀服務、會議禮品訂制等一站式綜合服務。 我們團隊匯聚從事會務，商務服務專家及一批精于會議接待的專業(yè)人員，具備良好的協(xié)調(diào)溝通能力、豐富的執(zhí)行管理，歡迎大家前來咨詢!免費熱線電話：400-0571361