會展管理包括會展流程管理、人力資源管理、展館及設(shè)施管理、物流管理、項目管理和會展風(fēng)險管理。會展作為企業(yè)一種重要的營銷方式，是企業(yè)進(jìn)行市場調(diào)查、建立貿(mào)易聯(lián)系、宣傳產(chǎn)品的重要手段。但會展作為一個產(chǎn)業(yè)，其參與主體眾多，產(chǎn)業(yè)鏈復(fù)雜，任何會展的成功舉辦都需要每一個參與主體的密切配合，做好每一個環(huán)節(jié)上的工作。因此，了解會展管理運作的基本流程和每一個參與主體的基本職責(zé)是會展管理的首要前提。

從整個會展運作流程上來看，大體上可以把會展歷程分為三個階段：會展前期準(zhǔn)備工作，會展現(xiàn)場管理工作和會展后續(xù)工作。在會展流程的每一個階段，都是由組展商和參展商兩個主體相互作用共同推進(jìn)的。所以在每個階段，我們都以組展商和參展商兩個主體為線索，分別講述兩者在每個階段的管理流程和職責(zé)分工。

(1)展覽前期準(zhǔn)備工作

是展覽流程中的重中之重，它關(guān)系到展覽會的類型、規(guī)模、參展商以及專業(yè)觀眾的數(shù)量和質(zhì)量，是展覽成敗的關(guān)鍵。一般來說，在會展前期準(zhǔn)備工作中，是由組展商或組展單位根據(jù)展出目標(biāo)、所掌握的資源情況以及行業(yè)特點和市場狀況等決定舉辦什么類型的展覽。展覽類型確定之后，組展商就可以運用自身的營銷網(wǎng)絡(luò)，以各種方式來招展，并盡可能地使參展商的質(zhì)量和數(shù)量符合所舉辦展會的檔次和規(guī)模。這是組展商的重要工作，同時也是會展業(yè)務(wù)流程中的重要環(huán)節(jié)。對于參展商來說，在會展前期準(zhǔn)備中最主要的工作也有兩項：一是根據(jù)自己的營銷需要、市場條件、營銷方式和內(nèi)部條件決定是否需要展覽這種營銷方式，并根據(jù)展會性質(zhì)、知名度和展會的受眾對象來確定參加何種類型的展會和具體某個展會；二是在確定參加展會之后，加強(qiáng)對展會的宣傳，這是參展商能否在展會上獲得滿意展覽結(jié)果的關(guān)鍵因素。其實，在很多情況下，企業(yè)既是參展商，也是組展商，即企業(yè)根據(jù)自身的經(jīng)營情況和發(fā)展戰(zhàn)略決定選擇會展這種營銷方式，并通過各種關(guān)系和手段組織其他廠商參展，從而擴(kuò)大展覽的影響，并使展會能夠真正起到市場調(diào)研、貿(mào)易洽談的作用。這時，組展商和參展商是合二為一的。

(2)會展現(xiàn)場管理工作

會展流程的重要環(huán)節(jié)，它是一個展會是否成功的直觀體現(xiàn)。即使會展前期準(zhǔn)備工作做得非常充分，但如果沒有一個好的現(xiàn)場管理，展會也不可能辦得成功。作為組展商來說，其最終目的是在為參展商提供良好服務(wù)的同時使自己的利潤最大化。而要為參展商提供良好服務(wù)就要處處為參展商著想，了解他們需要，比如為參展商提供合適的攤位、舉行盛大的開幕式以擴(kuò)大展覽會的影響、選擇合適的承包商、提供各種運輸、裝卸、設(shè)計、施工、餐飲等服務(wù)，提供必要的配套設(shè)備和良好的參展環(huán)境，對突發(fā)事件的及時處理等，而作為參展商，則是盡最大努力在展覽現(xiàn)場進(jìn)行推介、宣傳，從而能夠與更多的客戶建立業(yè)務(wù)聯(lián)系，進(jìn)行貿(mào)易洽談，實現(xiàn)展覽的最終目的。會展現(xiàn)場管理的關(guān)鍵因素在于人的管理和人力資源的分配使用，因此人力資源是否分配合理，是否能把最適合的人才分配到最合適的崗位上，充分發(fā)揮人的主觀能動性是會展現(xiàn)場管理的關(guān)鍵。

(3)會展后續(xù)工作

雖說已在會展結(jié)束之后，但它的重要性絲毫不亞于會展的前期準(zhǔn)備工作和會展現(xiàn)場管理，會展后續(xù)工作中所要做的評估工作以及收集信息和資料的工作都是一個成功展會的重要組成部分。許多展會之所以發(fā)展缺乏后勁，不能持續(xù)辦展與展會的組織者和參展商不重視會展后續(xù)工作有直接的關(guān)系。因此，無論對于組展商還是參展商都應(yīng)該非常重視會展后續(xù)工作，及時收集參展商和觀眾對所舉辦展會的評價，并將在展會上所建立起來的客戶關(guān)系及時建立數(shù)據(jù)厙，以便為以后的展會提供信息。理和人力資源的分配使用，因此人力資源是否分配合理，是否能把最適合的人才分配到最合適的崗位上，充分發(fā)揮人的主觀能動性是會展現(xiàn)場管理的關(guān)鍵。

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