會展企業(yè)要在高度競爭的信息時代求得生存和發(fā)展，首先應加快企業(yè)的信息化進程，建立全面、可靠的會展管理信息系統(tǒng)。會展管理信息系統(tǒng)是一個以人為主導，利用計算機硬件、軟件、網絡通信設備以及其他辦公設備，進行信息的收集、加工、傳輸、存儲、更新和維護。以提高經濟效益和效率為目的，支持企業(yè)的高層決策、中層控制、基層動作的集成化的人機系統(tǒng)。同其他的管理信息系統(tǒng)一樣，會展管理信息系統(tǒng)是管理信息系統(tǒng)的一個分支，具有一個信息系統(tǒng)的數據處理能力。

會展信息管理系統(tǒng)全面涉及和管理會展服務企業(yè)的日常業(yè)務，可以有效地實現多部門共同應用、多展會同時管理、分類管理參展商及觀眾等方面的數據，全面管理客戶關系，使得大量的重復工作可以實現自動處理，防止客戶數據因業(yè)務人員流動而流失，并可以直觀地對展會過程進行有效管理，應用精確的統(tǒng)計數據輔助公司決策。會展管理信息系統(tǒng)的作用主要體現在以下方面。

(1)實現體制創(chuàng)新

會展管理信息系統(tǒng)作為一種先進的管理思想和手段，它所改變的不僅僅是某個人的個人行為或表層上的一個組織動作，而是從思想上去剔除管理者的舊觀念，注入新觀念。它能夠幫助企業(yè)建立一種新的管理體制，能實現企業(yè)內部的相互監(jiān)督和相互促進，并保證每個員工都自覺發(fā)揮最大的潛能去工作，使每個員工的報酬與他的勞動成果緊密相連，能迅速提高工作效率，節(jié)約勞動成本。

(2)智能輔助決策

會展管理信息系統(tǒng)有效地實現會展集團多辦事處／子公司共同應用，多展會同時管理。作為管理者，可以深入了解客戶、市場和自己的業(yè)務績效，能夠實時了解公司各個子公司，各個部門，多個展會的業(yè)務運營狀況；隨時了解公司的財務狀況，有效控制招展進度等，洞悉經營，隨需應變，從容面對每個重要決策。會展管理信息系統(tǒng)可以幫助管理者將數據轉化為知識、將知識轉化為行動并使行動獲得成功。

(3)業(yè)務流程自動化

會展管理信息系統(tǒng)改變傳統(tǒng)企業(yè)需要應用行政等手段來規(guī)定業(yè)務流程，使用技術來簡化現有的人工流程，要求一切事務流程都需要經由系統(tǒng)來操作。根據系統(tǒng)預設的流程工作，整個過程都可以進行規(guī)范有效地管理，實施過程監(jiān)控，消除了中間冗余的環(huán)節(jié)，減少了浪費，避免了延誤。

(4)整合企業(yè)內外資源

會展管理信息系統(tǒng)通過計算機網絡將企業(yè)、客戶、供應商及其他商貿伙伴集成起來，實現會展電子商務化，將原來分散的資源集中分析處理，全面整合企業(yè)內外資源，完成信息流、業(yè)務流和資金流的有效轉移與優(yōu)化。充分利用因特網(Internet)技術及信息集成技術，將服務供應鏈管理、客戶關系管理、企業(yè)辦公自動化等功能全面集成優(yōu)化，以支持產品協(xié)同商務等企業(yè)經營管理模式。

(5)降低信息安全風險

一切經營活動都在會展管理信息系統(tǒng)上運行，過程中形成的客戶資源、文檔、統(tǒng)計數據、業(yè)務經驗等信息資源得以集中管理，加上完善的授權機制，降低信息安全風險。如果沒有一個高度集成的信息管理系統(tǒng)，企業(yè)會因為人員的流動等原因，導致信息資源流失而形成安全隱患。

(6)會展過程的策劃

會展管理信息系統(tǒng)是一個面向管理的信息系統(tǒng)，除了基本的數據處理功能以外，更重要的是對會展的幾個過程，如前期的策劃、會前的準備、會中進程和會后等過程中階段性工作，利用策劃模板給出各個階段性信息，并允許會展的策劃人員和組織人員對這些信息進行更新、添加和刪除，成為半自動的工作模式，這種功能是會展管理人員和組織人員重要的工具。

(7)電子商務化

會展管理信息系統(tǒng)有很多功能可以通過因特網實現，如客戶的網絡注冊、登記。通過網絡進行預訂、招商引資、客戶關系管理等。現在很多管理信息系統(tǒng)都移植到因特網上，通過Web形式構建會展管理信息系統(tǒng)，這種轉變實際上就是電子商務化的標志。

會展企業(yè)在組織會展的過程中，需要與很多企業(yè)建立合作伙伴關系，為了充分共享資源，可以通過電子商務的外部網(Extranet)網絡技術，將這些企業(yè)緊密地聯系在一起。更好地利用和共享各個企業(yè)的資源和信息，為會展活動提供更加準確、及時、便捷的服務。

在會展期問各個階段出現的大量信息直接關系到會展工作的順利進行，會展管理信息系統(tǒng)正是在對各個階段大量信息處理的功能需求基礎上而形成的。會展管理信息系統(tǒng)的基本功能包括以下幾個方面。
　?、贁祿幚砉δ?。將各種來源的會展信息進行合理的分類、整理和保存，以供查詢。
　?、陬A測功能。通過對數據的分析和判斷，運用各種預測方法，對會展企業(yè)的決策和經營進行預測。
　?、塾媱澒δ堋Ｏ到y(tǒng)合理地計劃和安排會展企業(yè)各部門以及整個企業(yè)的生產經營計劃，以供及時決策和產生對策。
　?、芸刂乒δ堋？梢詫γ總€工作崗位和整體計劃的執(zhí)行情況進行監(jiān)測、檢查，通過比較和分析，提供合理的修正方案，達到企業(yè)預期的目的。    ‘
　　會展管理信息系統(tǒng)是利用信息化技術管理會展的各個環(huán)節(jié)，為主辦方、參展商和專業(yè)觀眾提供信息交換和互動的平臺。會展管理信息系統(tǒng)的應用是一項復雜的系統(tǒng)工程，實施的成敗和效果在一般情況下并不取決于使用的硬件、軟件，而主要取決于掌握現代科學管理思想、方法和先進信息技術的管理人才。對實施難度應有充分的估計，除了要制定規(guī)劃、成立強有力的實施機構及制訂并執(zhí)行嚴格的管理制度外，還要加強對有關人員的培訓教育，建立高素質的不同層次應用隊伍，才能保證會展管理信息系統(tǒng)應用成功。

 參考資料：http://wenku.baidu.com/view/5225778b6529647d2728522a.html