摘要：在過去的幾年里，伍方會議碰到多次企業(yè)管理人員咨詢?nèi)绾巫?a href="http://www.24c4.com/newsview.php?nid=773&id=5">會議預(yù)算，一直到現(xiàn)在還是有很多大公司，設(shè)置是集團(tuán)公司對此問題也很感興趣，在此，伍方會議對會議預(yù)算這點(diǎn)做了一些歸納如下：

從最基本的意義上講，投資回報(bào)率開始于出色的預(yù)算，也就是說要根據(jù)不同的會議需要，制定不同的預(yù)算方案。

　　　首先，會議策劃者應(yīng)當(dāng)清楚會議的目的。（這點(diǎn)可以咨詢專業(yè)公司-如杭州伍方會議有限公司），因?yàn)檫@一條是制定會議預(yù)算的基礎(chǔ)。” 因?yàn)闀h策劃者，要明白企業(yè)以及參會者想從會議中得到什么，并以此來安排會議目的地、會議日程以及會議花費(fèi)等。

　　一旦會議的目的確立之后，評價(jià)會議的需求就成了關(guān)鍵，例如，場地面積要求、會議日程和功能規(guī)劃，以及會議放在一周的什么時間舉辦等。以上所有因素都會對預(yù)算產(chǎn)生影響。

　　會議策劃者需要熟悉會議客人，如果他們的級別較高，成本可能就會更高一些。特別的需求，例如餐飲需要，會影響餐飲成本?？腿藗儊碜阅睦飼绊懙綍h的地點(diǎn)的選擇，當(dāng)然也會影響到成本。

　　在收集了以上信息之后，會議策劃者應(yīng)當(dāng)起草一個預(yù)算計(jì)劃，以幫助計(jì)算收入和支出?；仡櫼幌律弦粚脮h的歷史，如果有的話，就有助于降低會議相關(guān)的成本。

　　然后，伍方會議培訓(xùn)建議大家將會議花費(fèi)分為以下幾個部分，包括客房、交通運(yùn)輸、餐飲、視聽、印刷材料、行政管理、娛樂、演講人報(bào)酬等。在每一個種類中，預(yù)算策劃應(yīng)該包括3個欄目：一是預(yù)期投入，二是實(shí)際花費(fèi)，三是這兩者之間的差額。“是否具體按照以上三點(diǎn)來做并不重要，重要的是要明白你關(guān)注的是會議成本的底線。”在每一個開支項(xiàng)目中，把與會議開支相關(guān)的內(nèi)容都找出來，包括所有的稅款、展覽費(fèi)用、服務(wù)費(fèi)用、贈品費(fèi)用，以及一些附加費(fèi)用，例如高爾夫俱樂部的租金等。

　　如果說會議可以帶來收入，例如贊助收入，她建議制作一個收入數(shù)據(jù)表格。當(dāng)然，只有在會后才能知道精確的數(shù)字。

　伍方會議培訓(xùn)提醒策劃者一定要對各種意外情況做好心理準(zhǔn)備。“我一般會留出10%左右的預(yù)算作為不可預(yù)見開支”。

　　防止突破預(yù)算的20種方法：

　　1、限制有權(quán)簽字人的數(shù)量。

　　2、如果使用量較大，不妨租賃一臺傳真機(jī)或者是復(fù)印機(jī)。

　　3、相同的房間安排相同的AV配置。

　　4、聯(lián)系已在該城鎮(zhèn)里演出的娛樂明星為本次會議演出。

　　5、使用你自己的活動掛圖和標(biāo)記。

　　6、提供普通早餐。

　　7、縮短接待時間。

　　8、通過消費(fèi)量來預(yù)訂餐飲，而不是以平均每人消耗的數(shù)量來計(jì)算。

　　9、減少晚宴上菜點(diǎn)的數(shù)量。

　　10、提供清淡午餐。

　　11、有必要的時候提供盒裝午餐。

　　12、通過談判壓低會務(wù)組及演講人客房的費(fèi)用。

　　13、聘請地方的演講者。 

　　14、為就餐尋找贊助。

　　15、使用循環(huán)利用的徽章。

　　16、雇用學(xué)生服務(wù)人員。

　　17、組織由參會代表自行承擔(dān)費(fèi)用的交流晚宴。

　　18、預(yù)訂優(yōu)惠時期或者非高峰時期的場所。

　　19、就餐采用“隨身管家”服務(wù)。

　　20、務(wù)必在當(dāng)?shù)爻鞘杏∷⒉牧希詼p少運(yùn)費(fèi)。

參考資料：杭州伍方會議服務(wù)有限公司