在以往的會(huì)議團(tuán)隊(duì)開(kāi)會(huì)過(guò)程中，沒(méi)有發(fā)生過(guò)客戶縮減開(kāi)支或者縮減人員的現(xiàn)象，不過(guò)我們伍方會(huì)議發(fā)現(xiàn)，最近幾年，客房入住率和使用費(fèi)用的猛烈增長(zhǎng)，消除了很多會(huì)議團(tuán)隊(duì)客房違約金和其他額外費(fèi)用的煩惱。而當(dāng)休閑活動(dòng)和商務(wù)旅行驟減的時(shí)候，這種狀況恐怕就要改變了。
　　形勢(shì)已經(jīng)發(fā)生變化了。09年直到2011年，很多會(huì)議團(tuán)隊(duì)預(yù)期他們的客房預(yù)訂量將會(huì)下降10%或15%，甚至更多。有很多因素將會(huì)影響到客房的預(yù)訂量，包括：
　　·旅行計(jì)劃減少——各個(gè)公司都會(huì)減少參加展覽和會(huì)議的參會(huì)代表數(shù)量，或者干脆取消會(huì)議旅行計(jì)劃。
　　·行程縮短——參會(huì)代表會(huì)考慮是否有必要放棄最后半日的行程，以節(jié)省相關(guān)費(fèi)用。
　　·降低消費(fèi)——去年的時(shí)候，會(huì)議團(tuán)隊(duì)可能會(huì)選擇在萬(wàn)豪酒店開(kāi)會(huì)，而今年就可能跑到庭院里召開(kāi)了。
　　·供求關(guān)系——收益管理專家建議酒店應(yīng)設(shè)法保持目前的費(fèi)用水平，而事實(shí)情況是，當(dāng)其中一個(gè)競(jìng)爭(zhēng)者降低了費(fèi)用，其他的酒店也會(huì)紛紛效仿。
　　下面是一些幫助大家減少或是避免違約金損失的良策：
　　·早日作出調(diào)整：無(wú)論你們簽訂的合同中是否準(zhǔn)許客房數(shù)量調(diào)整，你給酒店留出轉(zhuǎn)售客房的時(shí)間越長(zhǎng)，他們轉(zhuǎn)售成功的希望就越大。
　　·對(duì)費(fèi)用進(jìn)行監(jiān)督：不妨在Google上搜索一下你所預(yù)訂的酒店其他團(tuán)隊(duì)客戶的費(fèi)用情況。這樣的數(shù)據(jù)搜索引擎上留意一下該酒店給于普通大眾客戶的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。這樣做是為了確保團(tuán)隊(duì)的費(fèi)用價(jià)格是有競(jìng)爭(zhēng)力的。我個(gè)人并不注重合同條款上的約定，如果一家飯店不按照目前市場(chǎng)行情來(lái)定價(jià)，它將會(huì)失去客房預(yù)訂的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，并會(huì)丟掉好的客戶。大多數(shù)的協(xié)會(huì)現(xiàn)在都有博客或者是在線交流工具。當(dāng)一個(gè)會(huì)議代表發(fā)現(xiàn)了酒店提供過(guò)更低的價(jià)位，那么一半的成員在24小時(shí)內(nèi)都會(huì)知道這個(gè)信息。團(tuán)隊(duì)就會(huì)失去公眾的信任和聲譽(yù)。這樣的情況一發(fā)生，酒店業(yè)就要失去那些客戶了。
　　·提供一站式采購(gòu)服務(wù)：你可以通過(guò)將注冊(cè)程序和酒店預(yù)訂程序合并的方式來(lái)提高客房入住量。
　　·最先進(jìn)的酒店技術(shù)能把眾多的注冊(cè)平臺(tái)整合到一起，幫助確認(rèn)哪些客戶已經(jīng)注冊(cè)而客房卻沒(méi)有預(yù)訂。這時(shí)，你的注冊(cè)系統(tǒng)將會(huì)發(fā)送信息，強(qiáng)烈建議這樣的客戶預(yù)訂團(tuán)隊(duì)旅館。
　　·加強(qiáng)交流：通常的情況下，參會(huì)代表和展覽商并不會(huì)意識(shí)到由于不參加團(tuán)隊(duì)客房預(yù)訂，就應(yīng)該承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。因此，增強(qiáng)他們的意識(shí)，并請(qǐng)求他們給予合作支持是十分必要的。可以考慮進(jìn)行一場(chǎng)電話攻勢(shì)，特別是對(duì)你的展商要給予格外的關(guān)注。
　　·作出適當(dāng)?shù)淖尣剑涸谀壳暗氖袌?chǎng)形勢(shì)下，對(duì)于實(shí)力較強(qiáng)的合作伙伴應(yīng)該給予一定的優(yōu)惠。如果會(huì)議策劃者努力提高客房的預(yù)訂量，應(yīng)該給予他們?nèi)缦陋?jiǎng)勵(lì)：
　　    1. 無(wú)論合同上是怎么約定的，僅對(duì)客房利潤(rùn)損失那部分收取違約金。
　　    2. 對(duì)于會(huì)議團(tuán)隊(duì)的所有預(yù)約都給予信任，不管費(fèi)用的多少和分配的渠道是什么樣的。
　　    3. 允許會(huì)議團(tuán)隊(duì)通過(guò)提升餐飲質(zhì)量或者其它方式來(lái)彌補(bǔ)客房入住量不足的損失。

參考資料：杭州伍方會(huì)議服務(wù)有限公司