由于工作關(guān)系，杭州伍方會(huì)議服務(wù)經(jīng)常參加不同企業(yè)、規(guī)格不一、內(nèi)容各異的會(huì)議，并在會(huì)議上進(jìn)行主題演講，或者受邀請(qǐng)深度參與企業(yè)各類重要會(huì)議的策劃?；谙盗袝?huì)議策劃的經(jīng)驗(yàn)積累，特將一些心得體會(huì)整理出來(lái)，與企業(yè)經(jīng)營(yíng)者、市場(chǎng)策劃者一起探討、分享。

創(chuàng)新，會(huì)議策劃成功的靈魂

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，是一個(gè)文山會(huì)海的時(shí)代，什么招商會(huì)、新品發(fā)布會(huì)、答謝會(huì)、新聞發(fā)布會(huì)、客戶聯(lián)誼會(huì)，等等，不一而足。無(wú)論是客戶還是企業(yè)主，每個(gè)人都會(huì)接觸和參與幾場(chǎng)、幾十場(chǎng)乃至上百場(chǎng)會(huì)議，會(huì)議見(jiàn)多了，往往也就見(jiàn)怪不怪提不出來(lái)興致，甚至產(chǎn)生參會(huì)疲勞癥——不參加吧，又礙于情面，參加吧，是在浪費(fèi)時(shí)間。閉上眼睛就能知道，會(huì)議無(wú)非主辦方照本宣科讀讀稿子、發(fā)發(fā)禮品、吃吃喝喝而已。甚至不同的會(huì)議會(huì)贈(zèng)送相同的禮品，更讓參會(huì)者哭笑不得。

根據(jù)伍方會(huì)議的觀察，絕大多數(shù)企業(yè)召開(kāi)會(huì)議，往往按部就班，為會(huì)議而會(huì)議，抱著把一件事情做完即結(jié)束的心態(tài)。如此以來(lái)，整個(gè)會(huì)議就只是走流程，死氣沉沉、沒(méi)有亮點(diǎn)，其會(huì)議效果可想而知。其實(shí)，作為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理者，一定要有會(huì)議創(chuàng)新意識(shí)，要把每一次會(huì)議都看成一個(gè)創(chuàng)新的項(xiàng)目去做，要把“整合、借勢(shì)、出奇、放大”作為創(chuàng)新的立足點(diǎn)，沒(méi)條件的創(chuàng)造條件，有條件的放大條件，同樣條件的挖掘差異點(diǎn)。如此以來(lái)，會(huì)議才有成功的可能。

杭州伍方參與策劃會(huì)議時(shí)，都把創(chuàng)新列為第一要義，盤(pán)整客戶方——企業(yè)的資源，與客戶展開(kāi)頭腦風(fēng)暴，經(jīng)過(guò)一道道流程的推進(jìn)，最終為客戶奉上精心炮制的會(huì)議大餐。如此以來(lái)，企業(yè)高興、客戶愛(ài)聽(tīng)、媒體滿意，伍方會(huì)議公司亦有成就感，各方皆大歡喜。

主題策劃，會(huì)議效應(yīng)最大化

會(huì)議主題，是對(duì)會(huì)議的一個(gè)整體概括，會(huì)高度濃縮會(huì)議的內(nèi)容，為會(huì)議性質(zhì)定調(diào)。而一個(gè)響亮的會(huì)議主題名稱，不僅將對(duì)會(huì)議起到畫(huà)龍點(diǎn)睛的作用，而且能夠帶來(lái)延續(xù)的傳播效應(yīng)和社會(huì)高關(guān)注效應(yīng)，并以此對(duì)企業(yè)形象和品牌形象的拉升具有雙重助推效果，是形象塑造的極佳手段。

“XX新品發(fā)布會(huì)”、“XX招商會(huì)”、“XX客戶聯(lián)誼會(huì)”，這樣的名稱我們是司空見(jiàn)慣，但單憑這樣的會(huì)議名稱，能夠引起多少各界的興奮點(diǎn)呢？不被人關(guān)注將成為必然！

新聞策劃，跳出來(lái)說(shuō)故事

有些企業(yè)開(kāi)會(huì)，希望邀請(qǐng)些媒體參會(huì)，能夠幫助做做宣傳。實(shí)事求是地說(shuō)，這樣的企業(yè)已經(jīng)有了一定的營(yíng)銷意識(shí)，但如何用好媒體的力量，將媒體的宣傳效應(yīng)最大化，卻未必有多少企業(yè)能夠明白。伍方會(huì)議公司曾受邀請(qǐng)參加過(guò)一家企業(yè)的招商會(huì)議，并在會(huì)上進(jìn)行主題演講。這家企業(yè)也通過(guò)各種途徑邀請(qǐng)了一些新聞媒體參加會(huì)議，給了一個(gè)短短幾百字的新聞通稿完事。然而，由于對(duì)媒體的運(yùn)作流程特點(diǎn)了解甚少，結(jié)果除了行業(yè)媒體做了會(huì)議的報(bào)道外，其他媒體幾乎沒(méi)有進(jìn)行會(huì)議報(bào)道，或者即便有報(bào)道的也只是三兩百字的“小豆腐塊”，企業(yè)花了不少錢(qián)卻沒(méi)有達(dá)到期望的結(jié)果。

流程策劃，不放過(guò)任何一個(gè)環(huán)節(jié)

伍方會(huì)議也曾經(jīng)受邀參加過(guò)一家企業(yè)的會(huì)議，整體感覺(jué)就是亂，人員分工亂、會(huì)議議程亂、會(huì)務(wù)接待亂、住宿安排亂、時(shí)間掌控亂、環(huán)節(jié)設(shè)置亂、跟單促單亂，如此的會(huì)議組織，甭想有好的會(huì)議效果。

而一場(chǎng)好的會(huì)議，必須要做到人員明確分工，會(huì)議流程有條不紊，每個(gè)人、每個(gè)環(huán)節(jié)、每個(gè)時(shí)點(diǎn)做什么樣的事情，都必須清晰而詳盡，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的疏忽或者跟進(jìn)不到位，均有可能影響整體的會(huì)議效果。

因此，對(duì)會(huì)議做充分的準(zhǔn)備、明確每個(gè)人的職責(zé)、進(jìn)行持續(xù)的培訓(xùn)、及時(shí)的信息溝通和持續(xù)的會(huì)議協(xié)調(diào)就顯得極為重要。關(guān)于會(huì)議流程話題，在這里就不再展開(kāi)了。

嘉賓策劃，讓各方來(lái)賀

有家企業(yè)，規(guī)模也不大，知名度也不高，也沒(méi)有召開(kāi)過(guò)像樣的會(huì)議。該企業(yè)輾轉(zhuǎn)邀請(qǐng)了一位專家，于是把專家奉為神明，言必稱專家如何如何說(shuō)，甚至還準(zhǔn)備把整個(gè)會(huì)議辦成該專家的“演唱會(huì)”，所有內(nèi)容均圍繞專家去考慮。恰巧，該公司邀請(qǐng)伍方會(huì)議公司做會(huì)議策劃，在了解完情況后，伍方會(huì)議直接投了否決票——堅(jiān)決反對(duì)！

為了投反對(duì)票，我們給出了兩個(gè)理由：首先，專家也不是全能的，他也同樣需要分領(lǐng)域，在一個(gè)領(lǐng)域很專業(yè)和資深，但在另外一個(gè)領(lǐng)域卻未必擅長(zhǎng)。恰恰這家企業(yè)做的是招商會(huì)議，而專家則是污水處理的專家，需求并不能對(duì)接起來(lái)。第二，運(yùn)作一個(gè)會(huì)議時(shí)，主次一定要分明，即無(wú)論哪路的專家還是神仙，他們都是為你這個(gè)會(huì)議來(lái)唱戲的，是給你助興捧場(chǎng)來(lái)的。說(shuō)得再直白一點(diǎn)，嘉賓更多的是一個(gè)會(huì)議策劃的道具，而企業(yè)以及企業(yè)欲達(dá)成的結(jié)果即會(huì)議目的才是根本，要讓嘉賓們圍繞會(huì)議目的發(fā)出其應(yīng)有的聲音，要讓他們做指定的動(dòng)作，而不能被嘉賓所“綁架”。

參考資料：上海卓躍營(yíng)銷咨詢傳播機(jī)構(gòu)（杭州伍方會(huì)議服務(wù)有限公司合作伙伴）