所謂會議管理，就是指會議組織機(jī)構(gòu)，主要包括協(xié)會、企業(yè)、政府等，對機(jī)構(gòu)內(nèi)部各種會議、活動等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和管理，以達(dá)到降低成本、提升效率、獲取更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)等目的。
　　伍方會議服務(wù)發(fā)現(xiàn)在會議產(chǎn)業(yè)鏈中，會議組織機(jī)構(gòu)處于最上游，其會議管理及運(yùn)作模式對于下游乃至整個會議產(chǎn)業(yè)的健康發(fā)展都有著十分重要的影響。
　　協(xié)會會議。對于協(xié)會類機(jī)構(gòu)來說，會議是他們行使協(xié)調(diào)與服務(wù)職能、擴(kuò)大行業(yè)與社會影響力以及增加收入的主要手段。美國《會議與大會》雜志（Meetings & Conventions）2008年發(fā)布的統(tǒng)計結(jié)果顯示，2007年，美國各類協(xié)會類機(jī)構(gòu)共舉辦一般性會議（meeting）22.7萬個，與會總?cè)藬?shù)達(dá)3750萬，開支總額為381億美元；舉辦大會（convention）1.37萬個，與會總?cè)藬?shù)為1970萬，花費(fèi)達(dá)346億美元。美國協(xié)會類會議，從開支金額來看，約占會議市場總額的60%以上，因而在會議市場上占有無法取代的重要地位。會議管理是美國協(xié)會類機(jī)構(gòu)長期以來高度重視的工作內(nèi)容之一，他們能夠在會議市場上取得驕人的成績，與此有著直接的關(guān)聯(lián)。
　　我們國家的協(xié)會類機(jī)構(gòu)（社團(tuán)）所占市場份額雖然沒有美國那么高（根據(jù)中國旅游飯店業(yè)協(xié)會、《會議》雜志所作的“2008中國會議酒店市場調(diào)查報告”，我國會議組織機(jī)構(gòu)所占會議市場的份額分別是：社團(tuán)會議20%，政府會議25%，企事業(yè)單位會議占50%以上。），但作用也很重要。由于種種原因，我國的社團(tuán)機(jī)構(gòu)的很多方面與西方國家有較大差異，這其中就包括會議管理和會議運(yùn)作的模式。
　　政府會議。在美國，政府會議數(shù)量較少，對會議市場影響不大，因而沒有這方面的統(tǒng)計數(shù)據(jù)。我們國家政府會議所占會議市場份額雖然較高，但其市場化程度較低，因而無法和市場化條件下的會議管理相提并論。目前，政府會議管理的重點(diǎn)，主要是加強(qiáng)政府采購以及增加電視、電話、網(wǎng)絡(luò)會議方面的選項等。
　　企業(yè)會議。企業(yè)舉辦的會議主要分為兩類，一是企業(yè)內(nèi)部人員參加的會議，如董事會會議、股東大會、培訓(xùn)會議、技術(shù)會議、獎勵會議及活動等；二是以產(chǎn)品、市場為核心的會議及活動，如新產(chǎn)品發(fā)布會與推介會、客戶聯(lián)誼會、代理商會議等。據(jù)美國《會議與大會》雜志統(tǒng)計，美國企業(yè)2007年共舉辦各類會議108.04萬個，總開支為300多億美元，與會總?cè)藬?shù)超過8400萬人。與比較成熟的協(xié)會會議管理相比，美國各大企業(yè)從開始實(shí)施會議管理（通常被稱為“戰(zhàn)略會議管理計劃”，SMMP）的時間不是很長，也就有十年左右的時間，但取得的成效卻非常顯著。2007年，美國國家商務(wù)旅行協(xié)會（NBTA，以下簡稱NBTA）團(tuán)隊與會議委員會進(jìn)行的一項調(diào)查表明，70%的企業(yè)不同程度地實(shí)施了SMMP ，這個數(shù)字比2003年翻了一番。從美國各大企業(yè)實(shí)施會議管理的成功案例來看，先不說那些不易量化的成果，如效率的提高、獲得的服務(wù)更為優(yōu)質(zhì)等，單說平均節(jié)省會議相關(guān)成本20%（NBTA數(shù)據(jù)）這一項，就令人感到十分興奮。
　　除了一些國際品牌企業(yè)之外，我國本土絕大部分的企事業(yè)單位，雖然都很看重會議的工具性價值，但對會議的專業(yè)性普遍認(rèn)識不足，更談不上研究會議或者對會議進(jìn)行統(tǒng)籌管理了。
　　會議管理公司。美國協(xié)會及企業(yè)之所以能夠成功實(shí)施會議管理并取得優(yōu)異的成績，除了整體經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平以及自身的努力等因素之外，專業(yè)會議管理公司的作用功不可沒。作為連接會議產(chǎn)業(yè)鏈上下游之間的紐帶，會議公司在會議產(chǎn)業(yè)中可以發(fā)揮非常積極、能動的作用。我們從中美會議公司的稱謂上，就能夠比較清楚地發(fā)現(xiàn)兩國會議產(chǎn)業(yè)的一些重要差異。美國的會議公司通常被稱為“會議管理公司”（meeting management firm）、“活動管理公司”——event management firm等；而我國的會議公司一般的叫做“會議服務(wù)公司”、“會展服務(wù)公司”等。美國的會議公司著眼于全局，努力參與到客戶的戰(zhàn)略規(guī)劃和管理當(dāng)中；而我國的會議公司則把主要的精力放在了會議組織流程的末端——會議服務(wù)上面，從根本上就把“被動”、“被選擇”與自己的命運(yùn)捆綁在了一起，因而也就談不上用“戰(zhàn)略規(guī)劃”和“會議管理”的先進(jìn)理念來影響自己的客戶了。

　　當(dāng)然，我們國家的整體發(fā)展水平無法與西方發(fā)達(dá)國家相提并論，會議產(chǎn)業(yè)在很大程度上處于落后狀態(tài)也是一件很正常的事兒，但是，隨著我國會議產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展、社會經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步等，我國很多像我們伍方會議服務(wù)公司一樣的會議組織機(jī)構(gòu)對會議重要性的認(rèn)識必將會得到提升，作為發(fā)達(dá)國家會議產(chǎn)業(yè)成功經(jīng)驗之一的會議管理的方法與策略，也一定會為越來越多的會議組織機(jī)構(gòu)所借鑒。如果說政府和社團(tuán)組織的會議還不能（完全）市場化運(yùn)作，作為市場經(jīng)濟(jì)主體的企業(yè)，則完全有理由、有條件率先關(guān)注、學(xué)習(xí)、應(yīng)用發(fā)達(dá)國家的成功經(jīng)驗，實(shí)施SMMP,并藉此進(jìn)一步提升綜合競爭能力，為企業(yè)在未來市場格局中占據(jù)優(yōu)勢的地位，奠定更加堅實(shí)的基礎(chǔ)。